6 astuces pour bien gérer son temps et ne plus être désorganisé

Par Melany le 21 septembre 2018

Savoir-être Bonnes pratiques Freelance
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Bien gérer son temps c'est pouvoir avancer dans ses tâches quotidiennes professionnelles en temps et en heure, tout en fournissant un travail de qualité dans un climat serein. Que l'on soit un entrepreneur ou un salarié un peu « désorganisé », il existe des astuces de gestion efficaces pour parvenir à mieux organiser son temps. Qu'est-ce que vous allez y gagner ? Du temps et de la sérénité, alors let's go !
 

Faire un auto-bilan de la gestion de son temps

Établir une liste des tâches récurrentes et occasionnelles permet de mieux visualiser le temps estimé que l'on y passe chaque jour, par semaine ou mensuellement. A ce stade, il est même intéressant de les prioriser en mettant d'un côté celles qui sont très importantes et de l'autre celles qui sont secondaires.

Essayez de voir lesquelles vous demandent le plus de temps et quelles contraintes ou difficultés y sont associées. Demandez-vous si votre façon de vous y prendre est la manière la plus simple et la plus rapide de procéder, ou si au contraire vous avez tendance à vous compliquer la tâche, vous disperser.

Une fois ce bilan réalisé, annotez pour chaque activité les modifications et améliorations que vous allez mettre en place pour mieux gérer votre temps.


Planifier sa journée pour avoir plus de fluidité

La planification de la journée de travail peut se faire la veille pour le lendemain, tout en sachant que ce programme doit rester relativement flexible dans votre tête en fonction d'éventuels événements imprévus. Autrement dit, il faut aussi se préparer mentalement à accepter qu'il peut y avoir des petits changements à certains moments.

Prenez l'habitude de noter les tâches importantes et les rendez-vous dans votre agenda, en ne gardant que l'essentiel. Adopter cette méthode permet de visualiser les grandes lignes des choses à faire et préparer mentalement l'esprit à sa journée du lendemain. En faisant cela, vous abordez plus sereinement votre journée et évitez de vous disperser. Planifier permet donc vraiment de mieux gérer son temps et d'être moins désorganisé. Néanmoins, ne tombez pas non plus dans l'excès à surcharger votre planning de détails pas si importants. Tenez-vous-en vraiment aux actions importantes et au rendez-vous à ne pas louper.

Accueillez les imprévus avec calme et essayez tout simplement de déterminer le nouvel ordre des priorités. Ne soyez pas agacé et laissez les émotions contre-productives au placard. En gardant la maîtrise de vous-même les solutions émergent plus vite et sont plus claires.

Source image : autourduweb

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Prendre un peu de temps maintenant pour en gagner après

Prendre quelques minutes par jour à planifier sa journée du lendemain n'est pas une perte de temps, bien au contraire cela va vous en faire gagner. Grâce à ce temps pris pour organiser vos tâches, vous pouvez éviter de perdre une heure de temps le lendemain, pour la seule cause que vous ne savez plus par quoi commencer ou continuer.

En planifiant sa journée, il faut avoir un regard lucide sur ses capacités en terme de charge de travail pour se fixer des objectifs cohérents et éviter tout stress. Il existe par ailleurs des astuces pour gérer son stress émotionnel.


Apprendre à se fixer des limites pour éviter la désorganisation

Gardez la main sur les événements de votre journée au maximum en étant capable de fixer vos propres limites. Par exemple, donnez-vous une durée pour chaque tâche ou rendez-vous et essayez de le respecter au mieux. Faites de même pour vos rendez-vous professionnels en prévenant les personnes que vous rencontrez du temps dont vous disposez.

Dans le même registre, évitez de programmer des réunions ou entretiens téléphoniques aux moments où vous savez pertinemment que l'activité est dense. Pour finir, gardez-vous toujours un créneau « libre » d'environ 1 à 2 heures, pour vous permettre d'effectuer d'autres tâches annexes ou de pallier à une éventuelle désorganisation du planning causée par un imprévu. Durant ce laps de temps calme que vous vous accordez, coupez-vous de toute stimulation externe (e-mail, téléphone, etc).


Savoir dire « Non » tout en restant ouvert et respectueux

On vous sollicite pour une raison ou une autre et les délais demandés sont proches ou urgents ? Vous aimeriez dire oui mais vous savez pertinemment que vous avez déjà un planning très chargé dans les jours à venir ? Dans ce cas il faut apprendre à dire non. Ce « non » peut néanmoins rester un « non ouvert », c'est à dire que vous pouvez par exemple montrer votre intérêt tout en expliquant vos contraintes à propos des délais et voir si vous arrivez à trouver un terrain d'entente qui vous permette de ne pas être surchargé.

S'il n'y a pas de solution alors abandonnez tout simplement l'idée de dire oui maintenant. Quand on est freelance, on peut également être amené à dire non à des projets ou des missions qui vont à l'encontre de notre vision, de nos envies ou de nos valeurs. Il est alors bon d'assumer et d'être à l'aise avec ce "non" car il nous permet de rester en accord avec nous-même.


S'accorder le droit remanier l'agenda en fonction de la journée

Vous vous rendez-compte que vous êtes « short » niveau temps pour honorer un rendez-vous ou une tâche en particulier ? Prenez 2 minutes pour vous désengager auprès des personnes qui attendent de vous rencontrer ou pour décaler la livraison d'un service ou d'un produit. Si c'est possible alors faites-le et reportez tout simplement. En prévenant, vous faites les choses avec respect et vous vous allégez un peu en même temps.

Source image : Pixabay

Pour conclure, la gestion du temps repose sur votre capacité à prioriser, faire des choix, faire preuve de flexibilité et à fixer vos limites !

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