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En tant que gérant d'entreprise ou professionnel des Ressources Humaines, il est essentiel de prendre en compte les éléments clés d'un budget formation. Chaque année, les entreprises investissent un budget formation de plus en plus important. En ce sens, il est est devenu primordial d'analyser au plus près les besoins en formation et d'opter pour les financements adéquats, ceci dans le but de réduire les coûts.

Bien dépenser le budget formation requiert des aptitudes en ingénierie financière, afin de répondre précisément à des compétences clés qui favoriseront un bon retour sur investissement. Dans cet article, on vous dit tout ce que vous devez savoir pour maîtriser l'ingénierie financière de la formation professionnelle.

Pourquoi faut-il maîtriser l'ingénierie financière de la formation professionnelle ?

La réponse à cette question est relativement simple. Maîtriser l'ingénierie finanicière de la formation professionnelle permet de faire d'importantes économies, et donc de pouvoir investir encore plus dans le développement des compétences des salariés si l'entreprise a des besoins importants par exemple. 

Élaboration du budget : définir les axes de formation collectifs et individuels

La priorité dans la définition du budget formation est d'identifier des axes de formation cohérents avec les besoins collectifs et individuels au sein de l’entreprise. Pour ce faire, il est nécessaire de prendre en compte les facteurs externes pouvant avoir des conséquences sur l'activité de l'entreprise et ses besoins en compétences.

Il faut donc surveiller les modifications de réglementation, les évolutions technologiques et le contexte économique. Par ailleurs, vous devez également prendre en compte les projets et les objectifs internes de l’entreprise pour mieux définir les compétences. Pour la formation individuelle, c'est lors des entretiens annuels que vous allez dresser un bilan.

Pour suivre les évolutions réglementaires, vous pouvez vous référez au site du Service Public afin d'accéder aux Obligations de l'employeur en matière de formation professionnelle.

Retrouvez ici toutes les informations clés pour Etablir un plan de développement des compétences des salariés en restant en adéquation avec le cadre légal. 

Formation professionnelle : adopter une logique de retour sur investissement

Pour définir le budget de la formation professionnelle, il faut identifier les coûts cachés potentiels, les coûts directs et les coûts indirects. Alors quels sont les coûts principaux de la formation professionnelle ?

  • On retrouve les dépenses externes lorsque la solution de formation envisagée provient d'un prestataire extérieur et qu'elle se déroule dans des locaux hors des murs de l'entreprise.

  • Il y a aussi les dépenses internes comprenant par exemple la rémunération des formateurs intervenants dans l'entreprise, la location ou l'achat d'équipements essentiels à la formation, les coûts de mise en œuvre d'une plateforme collaborative de formation en digital learning, ou encore les versements obligatoires auprès des organismes collecteurs.

Systématiquement, les dépenses les plus importantes sont liés aux coûts externes, d'où l'intérêt de la formation à distance et la raison de la montée en puissance du digital learning ces dernières années.

Pour les coûts cachés on peut citer notamment l’absence d’un salarié lors de sa formation à l'extérieur, ou encore les impondérables tels que la non présence d'un salarié à sa formation ou encore des compétences acquises mais non appliquées en situation de travail par la suite.

Méthodes pour piloter efficacement le budget de la formation professionnelle

Après avoir identifié les besoins en formation et les bons dispositifs, il s’agit de mettre en place une stratégie de pilotage efficace pour la conduite du budget formation.

Différentes méthodes et outils peuvent vous y aider, par exemple la définition d’indicateurs et l’utilisation de tableaux de bords budgétaires. Les tableaux de bord budgétaires sont efficaces pour présenter le budget formation de l’entreprise et le formaliser chiffres à l'appui. On peut y inscrire les obligations, les enjeux partenaires, les analyses des résultats des finances du budget tout en suivant les ratios-clés.

Mettre en place des indicateurs et tableaux de bords budgétaires

Comment maîtriser l

Source image : compta-facile

Pour la mise en place de vos indicateurs, voici ce que vous pouvez définir.

  • Le nombre de jours de formation par salarié

  • Le nombre total de jours de formation pour l'ensemble des collaborateurs

  • Le nombre de jours de formation par service

  • Les compétences acquises

  • Le montant des dépenses en formation par catégorie professionnelle

  • Le montant des dépenses en formation par rapport à la masse salariale

Ensuite, créez un tableau de bord dédié à la formation pour mieux la piloter. Vous aurez ainsi une meilleure visibilité des actions déjà réalisées et à venir. Le budget sera sous contrôle et optimisé selon les objectifs fixés.

Définir des objectifs de récupération avec les institutions de la formation

Pour piloter efficacement la fonction formation, il y a certains ratios-clés à caractère financier à prendre en compte.

  • Les efforts faits pour récupérer les sommes payées aux OPCA.

  • La récupération d'un taux de retour sur la contribution Fongecif.

  • La politique de récupération du plan de formation pour les PME

  • La politique de récupération du CPF

  • La politique de récupération de la taxe d’apprentissage (pour financer des coûts pédagogiques et avoir des exonérations de charges sociales ainsi que des aides)

Le ROI de la formation pour optimiser les processus internes

Avant de rechercher les financements il vous faudra avant tout optimiser les processus internes de formation en choisissant les bons outils de gestion. C'est la seule garantie pour avoir une visibilité optimale sur l'ensemble des dispositifs disponibles.

La question de l'optimisation du budget formation étant désormais très stratégique, un outil de gestion performant est la clé de la réussite pour garantir un retour sur investissement.

  • Une démarche d'optimisation des budgets se fait par étape et un outil de gestion efficace saura vous aider en ce sens.

  • Tout d'abord pour l'étude des besoins (une formation doit correspondre à un besoin précis)

  • Ensuite pour le calcul des budgets avec précision

  • Pour l'optimisation des budgets

  • La mise en place des indicateurs de suivi des formations

  • La gestion des financements obtenus par les organismes

  • Le respect de la planification

  • La communication sur la formation

Privilégier une solution de formation économique comme le digital learning

Comment maîtriser l

Source image : Visiplus

Pour des raisons de coûts, il est préférable d'opter pour la solution de formation en digital learning à chaque fois que cela est possible. En effet, l'e-learning est le moyen le plus économique pour former les collaborateurs de l'entreprise. Cette approche pédagogique peut être mise en place par les propres moyens de l'entreprise ou déployée à distance avec des organismes de formation externes. L'e-learning supprime tous les frais liés au transports, à l'hébergement ou à la restauration.

De plus, la formation digitale offre des supports interactifs attrayants pour apprendre (vidéos, classes virtuelles, modules e-learning, communautés en ligne, applications mobiles, etc.). Il suffit à l'entreprise de créer ou d’exploiter des ressources pédagogiques digitales en lien avec ses objectifs et les futurs utilisateurs potentiels.

Plusieurs études réalisées ces dernières années ont par ailleurs démontré que le digital learning permet de réduire de 20 à 40 % les coûts de la formation professionnelle.

Le digital learning offre de nombreuses possibilités et peut se combiner avec d'autres dispositifs.

Quelle formation pour acquérir des compétences en gestion budgétaire ?

Vous travaillez aux Ressources Humaines ou projetez d'exercer un emploi RH ? Vous souhaitez acquérir des compétences en gestion budgétaire ou améliorer votre façon de gérer le budget de la formation professionnelle ? Alors voici une formation disponible en digital learning qui va vous permettre d'optimiser encore plus la partie budget formation. Destinée à tous les professionnels ayant en charge la gestion d'un budget, cette formation générale et complète s'adapte parfaitement à la fonction RH.

La formation en logique financière de l'entreprise

La formation en logique financière de l'entreprise permet de mieux maîtriser l'ingénierie financière de l'entreprise. Elle permet d'approfondir ses connaissances et ses compétences par rapport aux documents comptables, le retour sur investissement (ROI) et la profitabilité notamment.

Grâce à elle, il sera plus facile de faire des choix pertinents et d'assurer la rentabilité du service RH.

Comment maîtriser l

Source image : Visiplus

Abordant la dimension financière de l'entreprise dans sa globalité, elle va vous aider à élaborer et déployer une stratégie de gestion budgétaire efficace. Cette formation va vous permettre de mieux mesurer la performance de vos actions, d'atteindre vos objectifs et surtout de rentabiliser au mieux vos investissements en formation. La formation vise à approfondir les thématiques suivantes.

  • Comment mesurer la performance financière ?

  • Quels sont les paramètres financiers des décisions d'investissement ?

  • Comment analyser la santé financière ?

  • Quels sont les différents soldes et ratios ?

  • Comment maîtriser les documents financiers de l’entreprise ?

Les différents modules de la formation.

  • Le financement

  • La profitabilité

  • Le retour sur investissement

  • La liquidité

  • Les documents comptables

  • Les documents non-comptables

  • Les opérationnels internes

  • La direction financière

  • Les financeurs externes

  • Les contrôleurs externes

  • Les difficultés financières

Alors, êtes-vous prêt à optimiser votre gestion budgétaire de la formation professionnelle ?

 

 

Sources article : 

https://academy.visiplus.com/formation-logique-financiere-de-l-entreprise.php

https://www.gereso.com/formations/droit-formation/formation-exploiter-les-financements-et-piloter-son-budget-formation

http://www.tissot-formation.fr/comment-optimiser-le-budget-formation/

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