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Encore récent en France, le métier d’Office Manager nous vient directement des pays anglo-saxons. Si le grand public le confond encore trop souvent avec le poste d’assistant de direction, de nombreuses entreprises françaises ont déjà parfaitement compris son utilité. Si bien que les offres d’emploi d’Office Manager sont de plus en plus courantes dans l’Hexagone ! Intéressé(e) ? Compétences, missions, formations nécessaires, salaire : on vous dit tout sur ce nouveau métier particulièrement prisé par les start-ups. 

 

Office Manager : la définition

L’Office Manager (OM) est une sorte de super assistant, prenant en charge de très nombreuses tâches pour faciliter le travail de son supérieur hiérarchique et celui des différentes équipes. C’est aussi un acteur majeur de la coordination au sein de l’entreprise.

Focus sur le métier d

Source : giphy

En pratique, ses missions sont très diversifiées. Elles touchent aussi bien à l’administration du personnel qu’au management, à la comptabilité, à la communication, à l’évènementiel, au domaine juridique etc. Plus il est expérimenté, plus son pouvoir décisionnaire devient grand si bien qu’un Office Manager senior est souvent considéré comme le « bras droit » du Directeur Général.

 

Quelle est sa place dans l’entreprise ?

Habituellement, l’Office Manager est directement rattaché à la direction générale. Selon la taille de la structure, il peut aussi encadrer une équipe administrative plus ou moins grande. Mais gardez à l’esprit qu’un OM interagit avec tous les membres de l’entreprise car il fait office d’interface entre la direction et les salariés. Il a également directement affaire aux prestataires externes, aux administrations, aux clients et aux fournisseurs.

 

Quelles sont les principales missions de l’Office Manager ?

L’OM occupe un poste très polyvalent. De plus, la nature exacte de ses missions peuvent beaucoup varier en fonction de l’entreprise et de son niveau d’expérience. Si bien qu’il nous est impossible d’en dresser une liste exhaustive... Cependant, on peut tout de même dire que les missions des Office Managers comprennent généralement :

  • la réception des appels téléphoniques ainsi que traitement du courrier et des e-mails pour le directeur général ;

  • la gestion des commandes des fournitures et du mobilier de bureau ;

  • l’organisation de réunions, de conférences et divers autres évènements d’entreprise ;

  • la gestion de la trésorerie ;

  • la supervision des recrutements ;

  • la gestion des factures ;

  • la coordination des équipes, en relayant notamment les informations entre les managers et les salariés ;

  • la gestion des relations extérieures (ex. : fournisseurs/clients) ;

  • l’évaluation des performances des salariés ;

  • la gestion de la comptabilité et de diverses tâches juridiques ;

  • le management du personnel administratif ;

  • la gestion de projets stratégiques pour l’entreprise.

A noter également que ce poste peut être couplé avec la fonction de « Chief Happiness Officer » (CHO) dans certaines structures. Ce qui implique de mettre en place un certain nombre d’actions pour aider les salariés à se sentir heureux au travail. Exemple : instauration de services de conciergerie, aménagement d’une salle de sport dans les locaux de l’entreprise etc.

"Pour résumer, le rôle de l'office manager est de faciliter le quotidien des équipes. C'est un assistant de direction aux responsabilités très étendues" indique Laure Charbonneau, Associate Director chez Robert Half, dans une interview pour les Echos Executives

Quelles sont les compétences essentielles pour être un bon Office Manager ?

Les principales compétences techniques recherchées

Première chose à savoir : le métier d’Office Manager est fortement impacté par la transformation digitale des entreprises. Il est donc impossible d’exercer correctement ses fonctions sans maîtriser un certain nombre de compétences digitales ! Si une parfaite connaissance d’Excel et des autres logiciels de la suite Microsoft Office est au minimum attendue, la maîtrise des outils collaboratifs, d’automatisation des tâches et de gestion peuvent aussi être demandées.

Toujours du côté des hard skills, des compétences en management d’équipe, en communication, en comptabilité et en gestion de budget sont également nécessaires pour exercer cette procession. Tout comme une parfaite maîtrise de la langue française d’ailleurs, afin de représenter dignement l’entreprise lors des échanges avec les administrations, les clients et les fournisseurs ! Quant à l’anglais, il est aussi très souvent demandé dans les offres d’emploi d’Office Manager mais ce n’est pas systématique : tout dépend du champ d’action géographique de l’entreprise.

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Source : infographie de Smart-Services

Quelles sont les soft skills et qualités attendues ?

Esprit d’équipe, réactivité, flexibilité, capacités à résoudre des problèmes, à s’exprimer facilement en public, à prioriser ses tâches, à bien gérer son temps et son stress : voici les grandes soft skills (compétences douces) que tout Office Manager se doit d’avoir. Un bon sens du relationnel et des talents de diplomate sont également essentiels pour réussir dans ce métier : logique, cette fonction impliquant d’échanger chaque jour avec de nombreux interlocuteurs différents. Enfin, les employeurs attendent aussi de leur OM qu’il soit force de proposition.

Vous avez l’impression de ne pas avoir toutes les qualités nécessaires pour le poste ? Ne baissez pas les bras pour autant ! Contrairement à une idée reçue, les soft skills ne sont pas innées : vous pouvez très bien les acquérir ou les optimiser via des formations. Du moins est-ce le cas pour beaucoup comme la gestion du temps par exemple ou encore la capacité à s'exprimer en en public !

 

Quelles entreprises recrutent des Office Managers en France ?

Bien qu’il soit possible d’exercer cette fonction dans un grand groupe international, les Office Managers sont surtout recherchés par des petites structures en France. Parmi elles figurent de nombreuses start-ups mais beaucoup d’OM français travaillent également dans des TPE, des PMI ou des PME.

Ces entreprises peuvent aussi bien appartenir au secteur des finances qu’à celui des hautes-technologies, des services, du bâtiment ou encore de la communication. Les secteurs qui recrutent sont vraiment très diversifiés : vous n’avez que l’embarras du choix !

Sachez aussi que vous pouvez trouver un job d’OM partout en France, bien que certaines régions comme l’Ile-de-France, la Provence-Alpes-Côte d’Azur, la Nouvelle-Aquitaine et l’Auvergne-Rhône-Alpes soient particulièrement pourvoyeuses d’emplois.

Bon à savoir : même si la grande majorité des Office Managers français sont des salariés, vous pouvez également exercer ce métier en freelance. Vous travaillerez alors pour plusieurs entreprises en même temps : à envisager si vous avez un excellent sens de l'organisation !

 

Comment devenir Office Manager ?

Quel type de formation suivre ?

Plusieurs diplômes peuvent vous permettre d’accéder à ce poste : tout dépend du niveau d’exigence du recruteur et des missions qu’il compte vous confier. En pratique, il faut au minimum un Bac +2, comme un « BTS Gestion de la PME » par exemple, un « BTS Assistant de Gestion PME-PMI » ou encore un « BTS Assistant de Manager ». Cependant, beaucoup d’offres d’emploi demandent un niveau Bac +3 comme un Bachelor ou une License en management : plus rares sont celles qui exigent un diplôme Bac +5 (ex. : MBA).

Pensez également aux formations professionnelles préparant spécifiquement à exercer les fonctions d’OM. Compte tenu de la jeunesse de ce métier, elles sont encore peu nombreuses en France mais VISIPLUS academy dispense déjà le Bachelor Office Manager à l’ère du digital, par exemple.

A titre informatif, cette formation vous permet de maîtriser à la fois les compétences techniques et les soft skills nécessaires pour être un bon Office Manager. En fonction de vos affinités et disponibilités, vous pouvez la suivre en digital learning ou en blended learning.

 

Digital learning et blended learning : un mot sur ces formats de formation

Le digital learning, dit aussi e-learning, est un nouveau format d’apprentissage à distance. Pratique, il vous permet de monter en compétences à votre rythme, via différentes fonctionnalités en ligne (ex. : modules vidéo, classes virtuelles, communauté d’apprenants). Confortablement installé devant votre ordinateur ou même à l’extérieur depuis votre smartphone, vous étudiez où et quand vous le souhaitez. Une souplesse d’organisation sans pareil, qui explique l’engouement des cadres et salariés en fonction pour ce format pédagogique.

Quant au blended learning, il permet de suivre certaines parties de la formation en digital learning et d’autres en présentiel. Il s’agit aussi d’un format très intéressant puisqu’il cumule les points forts de ces deux techniques d’apprentissage mais mieux vaut vivre près du centre de formation pour en profiter pleinement. A moins de suivre les cours présentiels en intra-entreprise bien sûr. Cela est possible dans certains cas : parlez-en à votre employeur et à votre organisme de formation.

 

Faut-il déjà avoir une expérience professionnelle pour devenir OM ?

Là encore tout dépend du niveau d’exigence de l’entreprise mais une première expérience professionnelle d’un à cinq ans est très souvent souhaitée. En pratique, les Office Managers sont souvent d’anciens assistants de direction mais il n’y a pas vraiment de « profil type ». En effet, beaucoup d’OM ont obtenu ce poste avec une première expérience dans le domaine de la comptabilité, du marketing, de la communication ou encore de l’événementiel. Ce qui n’a rien de très surprenant, compte tenu de l’étendue des missions de ce poste !

 

Quel est le salaire d’un Office Manager ?

En France, la rémunération d’un Office Manager débutant oscille en moyenne entre 26 000 et 32 000 € brut par an. Mais pour un senior, elle peut atteindre jusqu’à 50 000 €.

Cependant, comme pour tous les métiers, le salaire peut beaucoup varier selon la taille de l’entreprise et la région. A ce sujet, Magic Office France (magazine spécialisé dans l’office management et l’happiness management) a d'ailleurs publié une étude très intéressante en 2019.

Elle révèle notamment que les Office Managers d’Ile-de-France touchent les salaires les plus élevés, avec une moyenne de 37 008 €. Ce qui représente tout-de-même plus de 800 € par rapport à la moyenne nationale ! Cela étant dit, cet écart s’explique facilement, « le coût de la vie » et les loyers étant nettement plus hauts dans cette région. C’est d’ailleurs pourquoi on l’observe aussi dans tous les autres métiers…

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Extrait du rapport "Le salaire des Office Manager" publié par Magic Office (2019).

Quelles sont les perspectives d’évolution professionnelle ?

Avec quelques années d’expérience au poste d’Office Manager, vous pouvez évoluer vers différents métiers dont ceux de :

  • secrétaire général ;

  • responsable des services généraux ;

  • directeur administratif et financier.

Reste aussi l’option de vous tourner vers la voie de l’indépendance en proposant vos services d’office management en freelance !

 

Pour aller plus loin…

Notre fiche métier vous a donné envie de devenir Office Manager ?

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Source : giphy

Pour vous aider à atteindre votre objectif, nous vous recommandons tout d’abord de lire ces conseils d’OM, adressés à tous ceux souhaitant se lancer dans ce métier d’avenir.

Pensez également à bien comparer les formations si vous avez besoin de monter en compétences pour atteindre ce poste. Là encore, lire les conseils et témoignages d’anciens apprenants peut beaucoup vous aider.

Et si l’idée de financer votre formation vous inquiète, rassurez-vous. Que vous soyez salarié, travailleur indépendant ou demandeur d’emploi, de nombreux dispositifs permettent de couvrir les coûts des formations professionnelles, comme le CPF (Comte Personnel de Formation) par exemple ou encore les aides régionales. Il est même souvent possible d’en cumuler plusieurs ! N’hésitez pas à en parler directement avec les conseillers de votre organisme de formation : ils vous aideront à activer les dispositifs les plus adaptés à votre situation.  

 

Sources: 

https://www.cegos.fr/fiches-metiers/les-metiers-de-l-assistanat/fiche-metier-office-manager
http://www.e-works.fr/blog/fiche-metier-office-manager/
https://www.comptalia.com/metiers/office-manager.php
http://www.esage.fr/definition-office-manager.html
https://www.walterspeople.fr/conseils-carriere/assistanat/assistanat-metier-office-manager.html

https://www.abilways-digital.com/magazine/infographie-office-manager-le-super-assistant-de-lentreprise

https://www.studyrama.com/formations/fiches-metiers/administratif/office-manager-105285

https://www.magicoffice.io/le-salaire-des-office-manager-selon-les-regions-pas-tous-loges-a-la-meme-enseigne

https://recruiters.welcometothejungle.com/articles/comment-recruter-un-e-office-manager/

https://www.magicoffice.io/alexandra-office-manager-chez-superprof

https://www.entreprendre.fr/nouveaux-metiers-quel-est-vrai-role-une-officemanager/

 

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