Onboarding recrutement : une phase d'intégration essentielle qui participe à une meilleure qualité de vie au travail

Par Melany le 13 mai 2019

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Le processus de recrutement ne se termine pas à l'embauche d'un candidat. On pourrait même dire que l'une des parties les plus essentielles commence après, avec la phase d'intégration du salarié. Veiller à bien intégrer le salarié est d'une importance cruciale quand on souhaite que celui-ci s'engage à 100% dans ses nouvelles fonctions. Cette étape s'appelle l'onboarding. Mais en quoi cela consiste-t-il précisément ? Comment réussir à bien intégrer un nouveau collaborateur au sein d'une entreprise ? Pourquoi est-ce important de respecter les différentes étapes de l'intégration ? Et quels outils d'onboarding recruiting utiliser pour déployer une stratégie efficace ?

L'onboarding recrutement c'est quoi exactement ?

Source image : parlonsrh.com

L’onboarding recrutement est un concept dans l'ère du temps, qui désigne les actions et outils mis en place pour le processus d'accueil des talents recrutés. Cette étape de socialisation organisationnelle se déroule généralement en 4 étapes.

  • L'étape de « Conformité », qui implique la vérification et la transmission des documents légaux indispensables au recrutement (contrat de travail, documents internes de l’entreprise, etc).

  • La phase de « Clarification », qui consiste à vérifier la compréhension du salarié vis-à-vis des missions de son poste, des attentes de l'entreprise, de l'organisation des équipes.

  • L'étape de « Culture », qui consiste à informer le nouveau collaborateur des habitudes organisationnelles de vie de l'entreprise (événements ponctuels ou réguliers, temps de pauses, etc).

  • La phase de « Connexion », qui est celle où l'on apprend à mieux connaître le salarié et où l'on fait le lien avec les autres membres de l'entreprise (présentations aux différentes équipes, faire connaissance, etc).

L'importance de réussir l'intégration des collaborateurs avec l'onboarding recrutement

Accueillir un nouveau collaborateur au sein d'une entreprise est un événement majeur. Dans certaines structures où le processus de recrutement est pourtant complexe et s'étire dans le temps, il n'est pas rare de voir l'étape de l'intégration quelque peu négligée. D'après une étude réalisée par Society for Human Resource Management, plus de 80% des entreprises manquent de proactivité dans l'intégration des nouveaux talents.

Pour bien intégrer un collaborateur et tisser avec lui des relations de travail solides, cette étape est pourtant cruciale. D'après un sondage réalisé par Korn Ferry, près de 98% des entreprises ont néanmoins conscience que l’onboarding est une phase importante pour fidéliser les salariés. Aujourd'hui, la plupart des recruteurs appliquent les 2 premières phases du processus d'intégration (Conformité & Clarification), mais délaissent ensuite les 2 dernières (Culture & Connexion). Peu d'entreprises appliquent les 4 étapes essentielles de la socialisation organisationnelle pour assurer l'intégration sociale et culturelle des salariés.

Une stratégie d'onboarding recrutement réussie devrait normalement s'étendre sur plusieurs jours afin de bien accueillir les nouvelles recrues.

Pour près de 20% des entreprises, le parcours d’intégration onboarding fait au contraire l'objet d’une attention particulière. Pour elles, le succès de l’intégration des salariés est un véritable enjeu pour impliquer davantage les collaborateurs dans leurs nouvelles fonctions. Ce processus qui s’inscrit dans le temps a de réels impacts sur l’engagement.

Comment enrichir le parcours d'intégration des collaborateurs ?

Pour enrichir le parcours d'intégration des collaborateurs et surtout le rendre plus qualitatif, il est nécessaire de mettre en place une stratégie d'onboarding grâce à certaines actions. En voici quelques-unes qui contribuent déjà activement à améliorer le parcours des premiers jours du salarié :

  • Cartographier les compétences du nouvel arrivant.

  • Prendre des nouvelles du futur collaborateur par téléphone entre le recrutement et le 1er jour de travail.

  • Envoyer par courriel les news internes de l'entreprise avant la prise de fonction.

  • Préparer l'arrivée du salarié en récoltant les informations personnelles classiques pour les ajouter à son dossier.

  • Si plusieurs personnes intègrent l'entreprise, les accueillir le même jour collectivement pour instaurer directement un esprit d'équipe et les mettre à l'aise.

  • Planifier un petit déjeuner des nouveaux arrivants avec les managers RH et les responsables d'équipes.

  • Attribuer un contact référent (parrain/marraine) à chaque nouvelle recrue, et leur confier la mission de faire les présentations avec les autres salariés de l'entreprise.

  • Mettre en place la formation de cœur de métier pour chaque nouveau collaborateur dans les premières semaines.

5 erreurs à ne pas commettre lors du parcours d'intégration des salariés

Malheureusement, près de 80% des entreprises commettent au moins l'une de ces erreurs :

  1. Débuter l'intégration du salarié le jour de son arrivée. Ce sera beaucoup de temps de perdu pour le salarié et le service RH.

  2. Ne pas anticiper, ne pas optimiser les tâches administratives liées à l'intégration du candidat. Dans l'idéal, il faut essayer d'avancer un maximum ces tâches en amont.

  3. Utiliser un système de gestion RH qui n'est pas centralisé. Il est en effet vivement conseillé d'adopter un système dématérialisé.

  4. Partir du principe que les salariés sont les seuls à devoir faire bonne figure. Et oui, aujourd'hui l'e-réputation de l'entreprise ça compte et cette dernière repose notament sur ses valeurs sociales.

  5. Instaurer le onboarding uniquement le 1er jour de travail. Il vaut mieux partir sur une période d'au moins 1 semaine à minima et idéalement de plus de 15 jours pour bien accueillir un salarié.

Les 6 meilleures bonnes pratiques pour organiser efficacement l'onboarding recrutement

Pour organiser efficacement l'onboarding recrutement, quelques bonnes pratiques sont à adopter.

  • Préparer l'arrivée du salarié à l'avance.

Contrat, badge d'accès aux infrastructures et accès utilisateur aux applications installées sur le poste de travail sont des éléments importants qui peuvent être préparés en amont.

  • Faire une fiche de poste pour le nouveau collaborateur.

Sur la fiche de poste on recense les missions principales, les tâches secondaires et toutes les informations pertinentes pour que la prise de fonction soit la plus fluide possible.

  • Préparer les infos clés pour permettre un accès facile aux outils de communication interne.

Si l'entreprise utilise un logiciel particulier pour communiquer en interne (exemple : Slack, Microsoft Teams, etc.), il faut préparer les informations de connexion nécessaires pour le salarié. Il est également intéressant de mettre à sa disposition un guide du nouvel arrivant pour l'aider à prendre ses marques.

  • Donner des informations concrètes sur l'organisation de l'entreprise.

Trombinoscope, processus métier, outils digitaux utilisés, etc, sont autant d'informations pertinentes qui aideront le salarié à bien s'intégrer.

  • Prendre le temps de faire connaissance.

Accorder du temps au nouvel arrivant est très important. Permettez qu'il/elle rencontre ses collègues afin de pouvoir identifier plus facilement le rôle de chacun au sein de l'organisation, mais aussi de commencer à nouer des liens.

  • Organiser une rencontre en dehors de l'entreprise autour d'une activité.

After work, team building, déjeuner à l'extérieur, trouvez une activité à réaliser assez rapidement en dehors de l'entreprise pour permettre à tout le monde faire connaissance dans un contexte de détente.

Quels outils d'onboarding recrutement utiliser pour optimiser le processus d'intégration des collaborateurs ?

Source image : crosstalent.eu

Parmi les talents recrutés à l'ère du numérique, tous ont grandi avec les ordinateurs et ils aiment ça ! Voilà pourquoi une intégration sans aucun outil digital risque un peu de les décevoir. La génération des "digital natives" apprécie fortement les outils innovants, étonnants et amusants. Plus volatile que la précédente, cette génération de talents ne craint pas de quitter un job si elle ne se sent pas à son aise où si on ne lui fait pas confiance.

Avoir accès à un outil collaboratif est un vrai avantage qui favorise l'autonomie et permet de faire participer activement le salarié au processus d'intégration mis en place par l'entreprise.

Afin de dématérialiser le processus d’onboarding des nouveaux talents recrutés et d'optimiser à la fois les démarches contractuelles et administratives, il existe certains outils digitaux très pratiques.

L'outil onboarding Crosstalent

Grâce à l'outil Crosstalent, on peut gérer les différentes étapes d’intégration des personnes recrutées de façon semi-automatique. L'outil permet de constituer le dossier du salarié, de recueillir les documents et d'établir le contrat de travail notamment. L'outil onboarding propose un workflow d’intégration conçu tout spécialement pour les fonctions supports impactées. Il favorise le suivi du parcours d’intégration au sein de l’entreprise.

Optimiser l'onboarding avec l'outil PeopleDoc

Source image : people-doc.fr

Avec PeopleDoc, optimiser l'onboarding devient facile. Cet outil très complet permet de gérer le statut des personnes dès l'entretien avec le mode candidat, et ce, jusqu'à la phase d'intégration en cas de recrutement. Cette solution onboarding est idéale pour traiter des volumes de documents relativement importants, et aussi pour mieux coordonner l'organisation entre les différents services.

Grâce à son automatisation des tâches, l'outil est en capacité de soumettre aux nouveaux arrivants les bonnes infos et les bons contacts.

PeopleDoc Onboarding propose de nombreux onglets dédiés aux salariés, à la signature, à la gestion des tâches et formulaires, à la formation continue, à la gestion documentaire, etc. Les avantages d'un tel outil sont multiples, gagner en efficacité grâce à la centralisation des données, améliorer l'expérience des nouvelles recrues et des autres salariés, ou encore diminuer les risques de non-conformité. De plus, il est possible de connecter la solution à un SIRH, un outil de suivi des candidatures ou n'importe quel système.

Pour conclure, le recrutement est réussi lorsqu'au moins 50 % du processus d'intégration du salarié a été réalisé en aval. C’est d’autant plus réel dans ce contexte économique où la fidélisation des salariés collaborateurs devient une priorité. La digitalisation du parcours d'intégration favorise la communication, coordonne les différentes étapes du processus de recrutement. Le transfert des données se fait rapidement et facilite les échanges. Parmi les meilleurs outils dédiés à l'intégration et l'optimisation des processus RH, l'onboarding s’impose comme une évidence. L'onboarding des collaborateurs se fait généralement via une solution en mode SAAS, le SIRH de l'entreprise ou un logiciel professionnel collaboratif.

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