Responsable d’Accueil (H/F), Chargé de communication

Contenu de l'offre Responsable d’Accueil (H/F), Chargé de communication chez OGEC Saint-Charles

Responsable d’Accueil (H/F) 70% temps, Chargé de communication 30%

à Athis-Mons (91) - CDI 35H

Saint-Charles est un ensemble scolaire Catholique fondé en 1913 (établissement sous contrat d’association avec l’État), qui accueille 2700 élèves, de la maternelle à la licence. L’établissement est actuellement en recherche active d’un ou d’une Responsable d’Accueil, qui en tant que véritable relais administratif de la Direction, sera le premier contact du personnel de l’établissement, des élèves, parents et collaborateurs.

En ce sens, en tant que Responsable d’Accueil placé sous l’autorité du Secrétaire Général et de l’assistante de Direction, (ainsi que du Responsable de l’Internat pour son secrétariat), vous assumez la charge de deux missions principales de communication et d’accueil.

Dans le cadre de la mission d’accueil, vous avez en charge :

L’accueil physique du public (personnels, élèves, parents d’élèves, collaborateurs, prestataires extérieurs etc.), du renseignement et de l’orientation vers le bon interlocuteur ; L’accueil téléphonique (prise en charge des messages et des transferts d’appel en tant que relais administratif de la Direction) ; Le secrétariat de l’internat (suivi des inscriptions, participation aux réunions des responsables de services, rédaction de notes de service et courriers divers etc.) sur le temps d’accueil ; La gestion du courrier (dispatching du courrier entrant et affranchissement des courriers sortants) ; La gestion des plis et des éventuels colis (Fedex, Chronopost arrivant par coursiers) La gestion des stocks/commandes des fournitures de l’accueil ; Suivi des supports de travail adaptés aux métiers de l'accueil (veiller à leurs bons fonctionnements et à leur maintenance) ; La prise de rendez-vous occasionnels pour la Direction ; La gestion et la réservation de certaines salles de réunion (notamment celles destinées à recevoir les parents d’élèves) ; L’aide ponctuelle des secrétariats (mise sous pli, constitution et/ou réception de dossiers de candidature en période de réinscription etc.) ; Classement, de l’archivage voire à terme de la numérisation des documents (GED) ; Tâches administratives annexes, en fonction des nécessités de service (photocopies, éditions de badges élèves, réception des chèques de restauration, actualisation de documents etc.) ; Représenter l’image de Saint-Charles au quotidien.

Dans le cadre de la mission de communication, en lien direct avec l’assistante de Direction, vous devrez :

Contribuer et veiller à expliquer et valoriser en interne la stratégie de l'entreprise, ses succès, son image et ceux des collaborateurs dans le respect du projet éducatif ; Contribuer à la construction d’un plan de communication interne annuel ;

Dans le cadre du plan de communication, vous devrez :

Participer à la mise en place de dispositifs et d’actions de communication interne ad hoc ; Participer à la gestion et à l’optimisation de l'architecture éditoriale interne (newsletters, intranet, vidéos etc.) et à la rédaction/mise à jour des contenus ; Participer à la conception et au pilotage des dispositifs événementiels internes en étant force de proposition et innovant dans les contenus, les outils, les créations et en travaillant en coopération étroite avec les différentes équipes; Analyser les actions de communication interne, assurer le reporting nécessaire, proposer les mesures correctives adéquates.

Le poste est à pourvoir dès que possible en CDI 35H. A savoir qu’il peut être demandé à l’intéressé(e) d’effectuer très ponctuellement des missions de Vie Scolaire.

Nous recherchons pour ce poste une personne avec les qualités suivantes:

Excellente présentation et expression orale ; D’un naturel souriant et courtois ; Sens du service ; Ponctualité ; Réactivité, dynamisme ; Diplomatie, patience ; Gestion du stress et des émotions (capacités d’adaptation et de maîtrise de soi) ; Rigueur, organisation et autonomie ; Motivation ; Discrétion et sens de la confidentialité ; Grande polyvalence ; Tenue vestimentaire adaptée à l’image de marque (sobre).

Maîtrise des outils informatiques (pack office, logiciel métier).

Formation exigée : Bac à Bac +2/3.

Expérience exigée : expérience impérative de 3/5 ans dans le domaine de l'accueil en entreprise ou de la communication. La répartition communication/accueil du poste peut évoluer à moyen terme à 50/50.

Langue(s) : La pratique de l’anglais et des logiciels de communication serait un plus.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Expérience:

accueil ou communication: 3 ans (Requis)