Assistant(e) de direction à la Direction Générale

Contenu de l'offre Assistant(e) de direction à la Direction Générale chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

ASSISTANT(E) DE DIRECTION A LA DIRECTION GENERALE

Fonctions
Collaborateur(trice) de la Directrice Générale et du Directeur Adjoint de la Stratégie et des Affaires Générales de l'EPSM Lille Métropole.

Missions
Membre du Comité de Direction de l'EPSM Lille Métropole, il/elle contribue, sous l'autorité directe de la Directrice Générale, à la qualité des relations avec les partenaires et les collaborateurs de l'établissement.
 Il/Elle assure l'accueil physique et téléphonique
 Il/Elle coordonne le secrétariat
 Il/Elle assure la gestion de l'agenda, des messages électroniques et du courrier
 Il/Elle gère la planification, l'organisation et la tenue des instances de l'établissement et du Groupement Hospitalier de Territoire dont il/elle assure le secrétariat
 Il/Elle participe à la valorisation des actions de l'équipe de Direction

Position dans la structure
 Liaison hiérarchique : dépend directement de la Directrice Générale
 Liaison fonctionnelle : avec les autres Directions fonctionnelles

Activités
 Assister et accompagner la Directrice Générale
o Dans la préparation et la mise en œuvre des dossiers stratégiques
o Dans la conduite de projets et l'interface entre les différentes missions et mandats de la DG.
o Contribuer à l'efficacité et à la qualité des relations de la Direction Générale avec les collaborateurs internes et les partenaires extérieurs
o Participer à la qualité du travail collectif de l'équipe de Direction
o Favoriser la communication interne et la qualité des coopérations
o Assurer le secrétariat de la Direction Générale, la coordination de son secrétariat et des secrétariats de direction des différents établissements sous la responsabilité de la Directrice Générale (EPSM des Flandres et EPSM de l'Agglomération Lilloise).
o Assurer le suivi des affaires générales déléguées par la Directrice Générale et le Directeur des affaires Générales et de la stratégie
o Faire représenter la Direction Générale

Le profil
 Grade : Adjoint des cadres ou assistante médico-administrative

 Compétences requises
o Capacité à optimiser le planning de travail et de rendez vous
o Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautique
o Sens de l'organisation et du classement
o Esprit de synthèse et qualités rédactionnelles
o Maîtrise des règles de grammaire et d'orthographe
o Sens du travail en commun

 Qualités requises
o Esprit d'équipe, savoir être, polyvalence, dynamisme et maîtrise de soi,
o Disponibilité,
o Respect des règles de confidentialité et de discrétion

 Pré-requis
o BTS assistant de direction ou diplôme équivalent
o Une expérience probante en secrétariat