ABIL Ressources recherche pour un de ses clients un(e) office manager H/F en CDD 3 MOIS RENOUVELABLE pour un poste basé à Paris 11eme.
Rattachement hiérarchique : Secrétaire Général
Missions / Assistanat de Direction
Assiste le Secrétaire Général
PRINCIPALES MISSIONS
. Organisation de rendez-vous et du planning du Secrétaire Général
. Filtrage et gestion des appels téléphoniques et des mails
. Organisation des déplacements et constitution des dossiers ad’hoc
. Préparation et organisation des réunions (convocations, préparations des dossiers, réservation des salles ...)
. Préparation du Conseil d’administration (élaboration de l’ordre du jour, constitution des dossiers, compte-rendu)
. Rédaction de courriers, de notes, de documents divers
. Suivi et gestion des courriers arrivés et des réponses
. Gestion et suivi des représentations extérieures
. Gestion du fonctionnement administratif et logistique nécessaire
Missions / Service généraux
Coordonne et met en œuvre les tâches administratives liées à l’ensemble des départements et dirige les travaux de l’équipe du département « Services généraux ».
Travaille en étroite collaboration avec une secrétaire.
PRINCIPALES MISSIONS
. Evaluation et coordination des besoins, des moyens et leur mise en œuvre
. Gestion et animation de l’équipe des salariés du département (suivi, contrôle et évaluation des activités)
. Supervision des approvisionnements nécessaires au fonctionnement (matériel, fournitures administratives, consommables)
. Appui logistique à des évènements internes
. Suivi et supervision de la préparation de l’Assemblée générale (convocations, documents préparatoires, bureaux de vote, inscriptions …)
. Gérer les salles de réunions
. Assurer le bon entretien et fonctionnement des locaux
. Gestion et suivi des abonnements presse
De formation Bac+4/5 secrétariat de direction minimum, vous justifiez d’une expérience de 8 ans sur un poste similaire.
La maîtrise du Pack Office (Word, Powerpoint, Excel) est fortement appréciée
Votre rigueur, votre autonomie, votre organisation et votre fiabilité, votre discrétion et diplomatie seront les qualités indispensables pour mener à bien votre mission. Vous avez une bonne capacité d’adaptation du bon sens
Vous êtes disponible et autonome, vous êtes doté d’un bon relationnel. Vous avez le sens de la Confidentialité et du service. Vous êtes expérimenté dans les taches confiées.
Savoir-faire
Bonne maitrise de l’outil informatique
Organisation et anticipation
Rigueur, autonomie
Réactivité
Bonne orthographe
Savoir-être
Qualité relationnelle et sens du contact
Discrétion et diplomatie
Capacité rapide d’adaptation
Bon sens
Type d'emploi : CDD
Salaire : 35 000,00€ à 40 000,00€ /an
Expérience:
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