OFFICE MANAGER

Contenu de l'offre OFFICE MANAGER chez ABIL RESSOURCES

Office Manager

ABIL Ressourcesrecherche pour un de ses clients un(e) Office Manager H/Fen CDIpour un poste basé à Paris

Rémunération :

30 000 à 35 000 € bruts selon profil. 35h Hebdo
Carte orange + TR

Missions :

Rattaché(e) au Directeur Général Adjoint, vous êtes l’interlocuteur privilégié des différentes équipes métier, en particulierles équipes commercialeset de gestion de projet.

Administration des Ventes:

Veiller à la contractualisation de l’ensemble des missions en coordination avec les équipes métiers et les services juridiques et financiers (devis, facture convention, contrat cadre, contrat de prestations de services, marché, etc…);Assurer la gestion administrative de l’ensemble des missions, dans le respect de la législation ;Contribution à l’établissementdes documents légaux;Planification des rendez-vous avec les clients ; coordination avec les services internes ;Contrôle des éléments de facturation et établissement de factures selon les accords contractuels et les procédures d’achat du client ;Veiller à la résolution des éventuels litiges de facturation;Mise à jour des outils de gestion internes assurant le pilotage de l’activité ;Garantir la reconnaissance duChiffre d’Affaireset participation active aux clôtures mensuelles, notamment la validation des encours de facturation;Assurer le suivi et l’analyse de la balance âgée clients, piloter les relanceset le recouvrement clients avec les services internes.

Gestion administrative fournisseurs / Office Management:

Traitementet contrôle des facturesémises par les prestataires français et étrangersRéalisation de mises à jour et contrôle des comptes prestatairesReporting de suivi de l’activité et participation à l’amélioration des procéduresAnimation du réseau de prestataires en collaboration avec les équipes métierResponsabilité du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureauTraitement ducourrier entrant et sortant, envoi de mailingsPrise en charge des contacts téléphoniques entrantsGestion de l’agenda, le travailadministratif de différents services Gestion des commandes de fournitures de bureauGestion des charges en coordination avec la DGet le service achats du groupe

Analyse, veille et reporting:

Effectuer un reporting régulier du chiffre d’affaires auprès de la direction;Mettre en place des outils de contrôle nécessaires pour réduire le délai de paiement ;Assurer un travail actif de veille et de contrôle interneafin de proposer des optimisations permettant de réaliser des gains de productivité et de fiabiliser les opérations (procédures, outils, …).

Liste non exhaustive, le poste sera susceptible d’évoluer en fonction du profil.

Profil :

Vous êtes issu(e) d’une formation bac +2/3 orientée administration des ventes ou chargée de gestion, et vous justifiez d’une première expérience réussie dans une fonction similaire, idéalement dans un environnement PME.
Vous êtes rigoureux(se), fiable, autonome, et avez le sens de l’organisation et des priorités.
Vous maîtrisezle Pack Office et vous disposezd’un anglais opérationnel.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 30 000,00€ à 35 000,00€ /an

Expérience:

office management: 1 an (Requise)

Formation:

Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requise)

Lieu:

Paris (75) (Requise)