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Contenu de l'offre Office Manager chez Abil ressources
Un(e) Office manager H/F
ABIL Ressources recherche pour un de ses clients un(e) Office manager H/F en CDI pour un poste basé à Paris
Rémunération :
30 000 à 35 000 € bruts selon profil. 35h Hebdo
Carte orange + TR
Missions :
Rattaché(e) au Directeur Général Adjoint, vous êtes l’interlocuteur privilégié des différentes équipes métier, en particulier les équipes commerciales et de gestion de projet.
Administration des Ventes
Veiller à la contractualisation de l’ensemble des missions en coordination avec les équipes métiers et les services juridiques et financiers (devis, facture convention, contrat cadre, contrat de prestations de services, marché, etc…) ;
Assurer la gestion administrative de l’ensemble des missions, dans le respect de la législation ;
Contribution à l’établissement des documents légaux ;
Planification des rendez-vous avec les clients ; coordination avec les services internes ;
Contrôle des éléments de facturation et établissement de factures selon les accords contractuels et les procédures d’achat du client ;
Veiller à la résolution des éventuels litiges de facturation ;
Mise à jour des outils de gestion internes assurant le pilotage de l’activité ;
Garantir la reconnaissance du Chiffre d’Affaires et participation active aux clôtures mensuelles, notamment la validation des encours de facturation ;
Assurer le suivi et l’analyse de la balance âgée clients, piloter les relances et le recouvrement clients avec les services internes.
Gestion administrative fournisseurs / Office Management
Traitement et contrôle des factures émises par les prestataires français et étrangers
Réalisation de mises à jour et contrôle des comptes prestataires
Reporting de suivi de l’activité et participation à l’amélioration des procédures
Animation du réseau de prestataires en collaboration avec les équipes métier
Responsabilité du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau
Traitement du courrier entrant et sortant, envoi de mailings
Prise en charge des contacts téléphoniques entrants
Gestion de l’agenda, le travail administratif de différents services Gestion des commandes de fournitures de bureau
Gestion des charges en coordination avec la DG et le service achats du groupe
Analyse, veille et reporting
Effectuer un reporting régulier du chiffre d’affaires auprès de la direction ;
Mettre en place des outils de contrôle nécessaires pour réduire le délai de paiement ;
Assurer un travail actif de veille et de contrôle interne afin de proposer des optimisations permettant de réaliser des gains de productivité et de fiabiliser les opérations (procédures, outils, …).
Liste non exhaustive, le poste sera susceptible d'évoluer en fonction du profil.