Office Manager ESN F/H

Contenu de l'offre Office Manager ESN F/H chez ALGOFI

26 000 € - 36 000 € par an CDI Véritable poumon de la société, l’Office Manager occupe un poste polyvalent aux diverses missions et responsabilités.

Il est notamment chargé de la gestion administrative du personnel, de la gestion quotidienne du bureau ou encore de la facturation. Il sert également de véritable interlocuteur en interne pour la direction (financière, ressources humaines, commerciale, …) que de contact privilégié pour les clients, les fournisseurs, et le cabinet comptable avec qui il est amené à échanger, de façon régulière, différents types de documents confidentiels.

Responsabilités et missions :
Responsabilités administratives

Etre le contact privilégié pour nos prestataires de services

Rédaction de documents ponctuels (attestations etc.)

Rédaction du courrier

Aide à l’organisation des voyages et déplacements pour nos collaborateurs et visiteurs

Gestion des différentes demandes externes

Gestion du personnel

Suivi des congés et arrêts maladie

Gestion des départs : préparation des soldes de tout compte

Gestion administrative des recrutements de nos collaborateurs (Préparation du contrat de travail, DPAE, planification de la visite médicale, inscription à la mutuelle d’entreprise…)

Comptabilité et facturation

Saisie des factures fournisseurs et clients, saisie des encaissements et décaissements

Préparation de la facturation des prestations auprès de nos clients

Effectuer un suivi des règlements et relancer les factures impayées

Support de l’équipe commerciale

Création des affaires associées sur notre ERP

Préparation des contrats, aide aux dossiers de référencement

Suivi de contrats

Effectuer une veille des contrats de nos salariés chez les clients

Effectuer une veille des contrats de nos fournisseurs

Accueil et gestion du bureau

Garantir un espace de vie confortable, sain et agréable pour nos collaborateurs et nos clients

Accueillir nos visiteurs

Assurer le standard téléphonique et gérer le courrier entrant et sortant

Commande de fournitures et du mobilier de bureau
Profil recherché Formation

:

Licence ou équivalent en gestion/comptabilité/ressources humaines/ assistance de direction.

Expérience

:

Au minimum 3 ans d’expérience sur ce type de poste. Une expérience au sein d’une ESN (ex-SSII) est un plus.

Connaissances et compétences requises

:

Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit. De plus, Algofi ayant une filiale en Italie, l’italien est un plus certain.

Aisance rédactionnelle

Attention portée au détail et aptitude à accomplir plusieurs tâches à la fois, avec un haut niveau d’initiative et de motivation

Capacité à traiter des informations confidentielles

Excellente maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, …)

Aptitudes sociales démontrées (accueil des invités, enthousiasme, …)

L’Office Manager est aussi amené à utiliser notre ERP, VSActivity, pour de nombreuses tâches (facturation, enregistrement des factures fournisseurs, suivi contractuel, reportings mensuels des collaborateurs, …). Il est donc nécessaire d’avoir des connaissances quant à l’utilisation d’un ERP.
Entreprise ALGOFI est une ESN (ex SSII) spécialisée en ingénierie financière à Paris, de plus de 200 collaborateurs, située dans le quartier de l’opéra.

Nous développons une expertise à forte valeur ajoutée auprès de grands comptes en Finance de marché dans le cadre du conseil, de l’ingénierie financière, du management de projet, de l'intégration de solutions et de l'assistance à la maîtrise d'ouvrage sur des problématiques Front, Middle, Back Office, Risk Management.

Directement référencés (plus de mille appels d'offres par an) au sein de grands comptes dans le domaine de la Finance de marchés, nous sommes égalemment partenaires d'éditeurs de solutions finance de marchés (front to back) comme SIMCORP.

N'hésitez pas à consulter notre site pour en savoir plus: https://www.algofi.fr.