Assistant de Direction - Département Juridique H/F

Contenu de l'offre Assistant de Direction - Département Juridique H/F chez Alstom

Alstom recherche …
Req ID :400702

À la tête des entreprises qui s'engagent vers un avenir plus vert, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui apportent les fondements durables pour l'avenir des transports. Notre portefeuille de produits s'étend des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways jusqu'aux systèmes intégrés, services sur mesure, infrastructures, signalisation et solutions de mobilité numérique. Nous rejoindre, c'est rejoindre une entreprise bienveillante, responsable et innovante où plus de 70 000 personnes ouvrent la voie à une mobilité plus verte et plus intelligente, dans le monde entier.
PRINCIPALES RESPONSABILITES :

Agir en tant que point de contact du top management et du département juridique.
Recevoir les appels, prendre les messages et gérer la correspondance.
Traiter les demandes et les requêtes de manière pertinente
Tenir l'agenda professionnel et personnel, organiser des réunions et des rendez-vous et faire des rappels.
Produire des rapports, des présentations et des notes
Développer et mettre en place un système de documentation et de classement efficace.
Gestion des voyages ; Création et gestion de bout en bout de tous les voyages en relation avec l'agence de voyage et gestion des processus VISA et des notes de frais.
Gestion des factures ; lien avec les fournisseurs, création des bons de commande et suivi avec les fournisseurs et le service comptable de la gestion des dépenses
Soutien à l'organisation logistique des séminaires
Servir de point de contact avec les fournisseurs/administrateurs de prestations.
Prendre en charge toutes les demandes d'achat, les bons de commande, y compris la gestion des demandes des fournisseurs externes.
Créer et distribuer des newsletters sur la base des informations reçues des contributeurs.
Créer des rapports mensuels en utilisant Microsoft PowerPoint et Excel
Bonne compréhension des indicateurs clés de performance, y compris leur gestion
Aide à la création de procurations.
Soutenir la légalisation des documents

PROFIL :

Exigences en matière d'éducation

Diplôme dans un domaine lié à la gestion des contrats et/ou du droit (désirable)
Niveau Licence de préférence

Experience

Obligatoire

Plus de 5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) administratif(ve) de direction, assistant(e) de direction principal(e) ou dans un autre poste de secrétariat.
Maîtrise de MS Office prouvée avec une expertise en Word, PowerPoint et Excel.
Maîtrise de la correspondance en anglais et dans la langue locale.
Expérience confirmée dans un département/ environnement juridique
Compréhension des systèmes et procédures d'office management.
Capacité à voyager en Europe pendant deux ou trois jours

Souhaitable

Connaissance de SAP et des environnements/structures matricielles.
Connaissances juridiques, en finance souhaitable
Maîtrise du français, de l'espagnol, de l'italien ou de l'allemand est un plus

Compétences et aptitudes

Motivation et autonomie dans le travail
Excellentes compétences en matière de communication, résolution de problèmes, de pensée critique et de communication
Réponses proactives et efficaces aux questions urgentes
Compétences solides en matière de planification et de gestion du temps
Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités dans la charge de travail quotidienne.
Excellentes capacités d'organisation et de planification
Soucis du détail
Rigueur et orienté(e) résultats
Discrétion et confidentialité
Connaissance des outils de communication (MicrosoftTeams, Skype for Business, WebEx)
Solides compétences interpersonnelles

Localisation : Europe
Alstom est une entreprise leader dans le secteur de la mobilité, qui résout les grands défis de la mobilité de demain. C'est pour cela que nous valorisons les personnes curieuses et innovantes qui sont passionnées par l'idée de travailler ensemble afin de réinventer la mobilité, de la rendre plus intelligente et plus durable. Jour après jour, nous construisons une culture agile, inclusive et responsable. Nos équipes, venant d'horizons différents, se voient offrir des opportunités d'apprendre, de se développer et de construire leur carrière en évoluant sur différentes fonctions et sites géographiques. Êtes-vous prêt à rejoindre une véritable communauté internationale pour une aventure stimulante et impactante ?

Equal Opportunities Statement :

Alstom garantit l'égalité des chances et s'engage en tant qu'employeur à créer un environnement de travail inclusif où tous sont encouragés à atteindre leur plein potentiel, et où les différences individuelles sont valorisées et respectées. Tous les candidats qualifiés sont considérés dans nos processus de recrutement sans tenir compte de l'origine, de la couleur de peau, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'âge, de la nationalité, de la nature du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la loi locale.

Job Type :Expérimenté