Office Manager (20hrs/week)

Contenu de l'offre Office Manager (20hrs/week) chez Amcor

With more than 50 plants in 18 countries , Amcor Flexibles Europe, Middle East and Africa (AFEMEA), a division of Amcor, is a market leader and the world's largest supplier of flexible packaging. We deliver innovative packaging solutions and provide enhanced quality products for the food, beverage, pharma, personal care, medical and industrial markets. Its award winning approach towards sustainability makes AFEMEA the preferred partner for customers looking for responsible packaging solutions.

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OBJET DU POSTE / Job Purpose

L’assistant(e) Office Manager a pour mission de veiller au bon fonctionnement du site, à ses qualités d’accueil.

DIMENSION DU POSTE / Job Dimensions, Scope & Career Perspective

L’établissement de Paris La Défense est le siège social de plusieurs sociétés françaises du groupe Amcor. Les locaux disposent d’environ 70 postes de travail et hébergent, dans un contexte international, des équipes appartenant à différentes Business Units ou Directions Fonctionnelles du groupe. Le site accueille également des réunions internes au groupe. Sous la responsabilité du directeur d’établissement, il/elle assure la gestion quotidienne du courrier, des contrats d’approvisionnements, ainsi que l’organisation des espaces communs et des réunions spécifiques à l’établissement. Il/elle a par ailleurs un rôle d’animation de l’établissement. Il/elle est également amené(e) à travailler en relation étroite avec la responsable Ressources Humaines et la direction financière France.

PRINCIPALES MISSIONS / Principal Accountabilities

Accueil des visiteurs, support à l’accueil et à l’organisation des réunions Assurer le standard Gestion des badges d’accès aux locaux (attribution des badges, programmation si nécessaire, suivi des restitutions) Gestion des badges d’accès au RIE et à la cafétéria de l’immeuble (attribution des badges, suivi des restitutions) et suivi de la facturation Traitement du courrier du site entrant et sortant, tri et distribution du courrier en arrivée, gestion des plis spéciaux, coursier, envoi de mailings Responsabilité du bon fonctionnement, de la coordination du site : Gestion des approvisionnements du site : Assurer le suivi et les commandes de fournitures de bureau, fournitures pour la cafétéria, mobilier et matériel de bureau, Suivre les contrats de maintenance du site (contrat de nettoyage des locaux incluant les audits trimestriels, maintenance matériel, …) et en contrôler la facturation, avec appui du service finance S’assurer du bon état de fonctionnement des installations et équipements communs (photocopieuses, machine à café, sanitaires, porte d’accès, électricité…), faire appel aux prestataires nécessaires en cas de besoin de réparation Gestion des espaces communs (cafétéria, atelier, salles de réunion), assurer la bonne utilisation et le bon état des espaces communs, faire appliquer les règles de vie Organisation des événements du site (course Odyssea, …) et des réunions trimestrielles d’information du personnel Responsabilités au niveau France : Assurer la gestion des avis de contravention (enregistrement, désignation, envoi aux salariés concernés) pour le parc automobile France et faire la liaison avec le centre de service partagé comptabilité Assurer la distribution sur les sites des attestations d’assurance, cartes essence, vignettes Crit Air Faire le suivi annuel des attestations de validité de permis de conduire des bénéficiaires de véhicule de fonction Etre l’interlocuteur privilégié des sites pour les commandes des cartes de visite Support au service RH du site : Support pour la coordination des activités EHS, communication du site Support logistique pour l’organisation de formations du site Support logistique pour l’organisation des élections professionnelles Support au service Finance du site : Suivi des « movement sheets » hebdomadaires remplies par les salariés du site pour reporting à la direction Finance Back-up du secrétariat de la direction financière France, en support dans les périodes de forte activité (dépôt des comptes), remplacement en cas d’absence, assurer la logistique relative aux cartes bancaires sociétés pour la France (envoi…)

Qualifications/Requirements

Formal Qualifications and Experience

Niveau BTS Assistant de Gestion PME / PMI ou BTS Assistant de Direction, ou diplôme universitaire, avec une expérience d’au moins 3 ans dans le même type de fonction.

Specific Skills and Abilities Excellente maîtrise du Pack Office Anglais courant

Etre capable de bien gérer son temps Savoir conserver son professionnalisme et sa disponibilité face aux nombreuses sollicitations des collaborateurs, prestataires… Etre capable de définir des priorités

Orientation client Polyvalence Organisation, méthode Autonomie Anticipation, réactivité Aptitude relationnelle et de communication