Office manager (F/H)

Contenu de l'offre Office manager (F/H) chez Apprentis d'Auteuil

Description du poste

Fondation catholique reconnue d'utilité publique, acteur engagé de la prévention et de la protection de l'enfance, Apprentis d'Auteuil développe en France et à l'International des programmes d'accueil, d'accompagnement, de formation et d'insertion auprès de 30 000 jeunes et familles fragilisés dans plus de 230 établissements et dispositifs. Apprentis d'Auteuil recherche des professionnels compétents et prêts à s'engager dans la mise en œuvre de son projet. Contexte et environnement : En région Nord-Est (Hauts-de-France, Grand Est et Bourgogne-Franche Comté), la Fondation Apprentis d'Auteuil accueille des jeunes et des familles au sein d'une vingtaine d'établissements (crèches, écoles, collèges, Centre de Formation Professionnelle, Maison des familles, Maison d'enfants à caractère social, dispositifs d'insertion professionnelle) Notre Direction régionale est répartie en 4 sites situés à Paris, Beauvais (60), Fournes-en-Weppes (59) et Strasbourg (67).Elle regroupe les fonctions ressources et supports (RH, contrôle de gestion, immobilier, communication, qualité, mécénat et philanthropie, pastorale, développement, etc…) et l'équipe de direction régionale, tous amenés à travailler ensemble sur des sujets communs.Dans ce contexte, nous sommes à la recherche de notre prochain(e) Office manager / Attaché(e) de Direction (F/H) pour rejoindre notre équipe basée au sein des locaux de notre Direction régionale, situés à Paris (19ème arrondissement).Ce que l'on vous propose : - Des missions opérationnelles diversifiées vous permettant de développer votre polyvalence - Une autonomie dans vos tâches quotidiennes - Donner du sens à vos actions au sein fondation engagée auprès des jeunes et familles fragilisésVos missions :Rattaché(e) et en lien avec avec le Directeur de la région Nord-Est, vous intervenez en appui de celui-ci et des équipes et facilitez leur quotidien sur des sujets d'organisation et de gestion :Accueil et appui des équipes :- Assurer l'accueil physique et téléphonique du site de Paris- Gérer le planning des présences pour identifier les collaborateurs présents, en télétravail, en congé, … sur nos différents sites- Participer à l'organisation logistique lors la tenue de réunions, formations ou d'événements au sein de nos locaux de Paris (commandes de consommables, réservation des déplacements, des hôtels, préparation des salles, réservation des repas, etc…)- Pouvoir préparer l'ordre du jour des réunions et en assurer un compte-rendu par la suite le cas échéantAdministratif et comptable : - En lien avec notre centre financier, assurer la gestion des factures liées à la région : Editer et contrôler la facturation puis faire valider les factures auprès du service avant paiement- Participer au développement d'outils permettant de faciliter l'organisation entre les services (planning de réservation des salles, des astreintes des directeurs sur la région, etc…) et animer et suivre le serveur partagé de la direction régionale Relais des services généraux et achats :- En lien avec notre service immobilier, apporter un appui administratif dans le cadre de l'entretien des locaux, des véhicules de service, achat de matériel / mobilier, du suivi des assurances et des sinistres, …- En lien avec les responsable achats national, assurer le rôle de relais concernant le suivi du parc informatique et téléphonique, des abonnements, des commandes de matériels, etc… Communication et événementiel :- Diffuser les informations et les communications en interne et en externe de la part des services : Diffusion de la newsletter régionale, mise à jour de la mailing liste, etc…- Participer à l'organisation d'événements régionaux : Envoyer les invitations, prévoir les locaux et le programme, le matériel à mettre à disposition, …Attentes et enjeux du poste : - Faciliter le quotidien des services de la direction régionale Nord-Est- Pouvoir anticiper les besoins récurrents des services (réservation de salle, de repas, déplacements, …)- Faire le lien avec notre siège social dans le cadre d'une organisation transversaleLe profil que nous recherchons : Vous avez suivi une formation de type BAC+ 5 en assistanat de direction ou de gestion de projets et disposez d'une première expérience sur des fonctions similaires.Vous pouvez travailler sur des tâches opérationnelles comme sur des missions spécifiques qui peuvent vous être confiéesVous êtes rigoureux(se) et organisé(e) (anticipation, gestion des priorités, respect des dates, réactivité, ...)Vous avez le sens du service et êtes en capacité de travailler en transversalité avec plusieurs servicesVous maîtrisez l'information et sa transmission (confidentialité concernant des situations complexes), et disposez de bonnes capacités rédactionnelles (maîtrise de l'orthographe nécessaire)Conditions :Type de contrat : CDI Statut / Horaires : Cadre - Temps plein (Forfait jours)Prise de poste : Dès que possible Lieu : 118, avenue Jean Jaurès - 75019 Paris Rémunération : 35K€ à 40K€ (Selon profil et expérience)Avantages : - Tickets Restaurant (Valeur faciale 7,5 € dont 60 % pris en charge par l'employeur)- Mutuelle prise en charge à 60% par l'employeur- 23 JRTT / an- PERCO

Salaire : 3.333


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