Assistant de Direction F/H

Contenu de l'offre Assistant de Direction F/H chez ARS NORMANDIE

Contexte

Poste à pourvoir à la Direction de l'Autonomie de l'ARS Normandie (site annexe de Rouen) qui a pour mission l'élaboration, la mise en œuvre et l'évaluation des politiques régionales en faveur des personnes âgées, des personnes en situation de handicap et des personnes confrontées à des difficultés spécifiques signalements en établissements et services médico-sociaux (ESMS).

Mission/Activités

Secrétariat de la direction (Directeur, l’Adjoint au Directeur et les chefs de pôle ) et de l'équipe autonomie de la délégation départementale de Seine-Maritime :

Assure l’accueil physique et téléphonique, oriente les usagers et les appels ; Gère la planification individuelle et collective : les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions, des congés… ; Traite le courrier dans ses différents étapes : entrées, sorties : Personne-ressource sur l’activité et le fonctionnement de la Direction en matière de logistique et moyens matériels ; Gère la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction ; Evalue, signale et oriente les urgences ; Constitue des fonds de dossiers, rédige des projets de courrier et de compte-rendu ; Alimente des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques ; Classe et archive des documents, notamment numériques.

Supervision de la diffusion des enquêtes et instructions ministérielles destinées aux établissements médico-sociaux en lien avec les secrétariats des équipes autonomies en délégation départementale :

Diffusion et suivi des enquêtes

Participation à la gestion de crise :

Soutien administratif au pôle Veille et Sécurité Sanitaire pour toute situation exceptionnelle (ex : fermeture structure médico-sociale ; recherche structure d’accueil, etc….)

Compétences

Connaissances :

Environnement institutionnel et administratif

Organisation, missions, fonctionnement et conditions d'intervention des services dans le champ concerné

Techniques et règles de la communication écrite et orale

Outils bureautiques et informatiques

Techniques de planification (organisation réunions...)

Techniques de recherches et ressources documentaires (classement, archivage...)

Savoir-Faire :

Apporter une assistante administrative,

Planifier les activités et les échéances

Recueillir et traiter de l'information

Prendre des notes

Réaliser des comptes rendus et des synthèses

Maitriser les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être :

Etre réactif

Travailler en équipe

Avoir le sens de l'écoute et du dialogue

Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse

Faire preuve de rigueur

Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle

Faire preuve d'adaptation professionnelle

Formation

Formation en secrétariat indispensable

Contact

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser pour le 18 octobre 2019 au plus tard au :

Pôle Développement RH – Tél : 02.32.18.31.42 / 02.32.18.26.61– ars-normandie-candidature@ars.sante.fr