Poste à pourvoir à la Direction de l'Autonomie de l'ARS Normandie (site annexe de Rouen) qui a pour mission l'élaboration, la mise en œuvre et l'évaluation des politiques régionales en faveur des personnes âgées, des personnes en situation de handicap et des personnes confrontées à des difficultés spécifiques signalements en établissements et services médico-sociaux (ESMS).
Secrétariat de la direction (Directeur, l’Adjoint au Directeur et les chefs de pôle ) et de l'équipe autonomie de la délégation départementale de Seine-Maritime :
Assure l’accueil physique et téléphonique, oriente les usagers et les appels ; Gère la planification individuelle et collective : les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions, des congés… ; Traite le courrier dans ses différents étapes : entrées, sorties : Personne-ressource sur l’activité et le fonctionnement de la Direction en matière de logistique et moyens matériels ; Gère la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction ; Evalue, signale et oriente les urgences ; Constitue des fonds de dossiers, rédige des projets de courrier et de compte-rendu ; Alimente des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques ; Classe et archive des documents, notamment numériques.Supervision de la diffusion des enquêtes et instructions ministérielles destinées aux établissements médico-sociaux en lien avec les secrétariats des équipes autonomies en délégation départementale :
Diffusion et suivi des enquêtesParticipation à la gestion de crise :
Soutien administratif au pôle Veille et Sécurité Sanitaire pour toute situation exceptionnelle (ex : fermeture structure médico-sociale ; recherche structure d’accueil, etc….)Connaissances :
Environnement institutionnel et administratif
Organisation, missions, fonctionnement et conditions d'intervention des services dans le champ concerné
Techniques et règles de la communication écrite et orale
Outils bureautiques et informatiques
Techniques de planification (organisation réunions...)
Techniques de recherches et ressources documentaires (classement, archivage...)
Savoir-Faire :
Apporter une assistante administrative,
Planifier les activités et les échéances
Recueillir et traiter de l'information
Prendre des notes
Réaliser des comptes rendus et des synthèses
Maitriser les techniques de classement et d'archivage
Savoir-être :
Etre réactif
Travailler en équipe
Avoir le sens de l'écoute et du dialogue
Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse
Faire preuve de rigueur
Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
Faire preuve d'adaptation professionnelle
Formation en secrétariat indispensable
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser pour le 18 octobre 2019 au plus tard au :
Pôle Développement RH – Tél : 02.32.18.31.42 / 02.32.18.26.61– ars-normandie-candidature@ars.sante.fr
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