Assistant / Assistante de direction siège (H/F)

Contenu de l'offre Assistant / Assistante de direction siège (H/F) chez

Dans le respect du Projet Associatif Global, du Plan d'Orientation Stratégique 2021/25 et de la réglementation en vigueur, sous l'autorité du Directeur-Général, l'Assistant de Direction du Siège Social H/F exerce son action autour de 4 missions principales.

Mission 1 : Soigner l'accueil des personnes et la fluidité dans la transmission des informations

L'Assistant de Direction du Siège Social H/F doit favoriser la qualité de l'accueil et du fonctionnement du Siège Social :

- Accueil téléphonique et messagerie électronique
- Accueil physique des personnes internes et externes
- Orientation et mise en lien en fonction des demandes
- Gestion du courrier et de la circulation de l'information
- Archivage de documents en lien avec le responsable documentaliste
- Accueil des groupes (réunions, formations, ) et organisation logistique ad hoc
- Soin du cadre de vie et de la logistique matériel du Siège Social en lien avec la responsable « services généraux »
- Coopération et suppléance avec l'Assistante de la Présidence de l'association

Mission 2 : Contribuer au renforcement de l'efficience des cadres de direction du CoDir et assister, en particulier, le Directeur-Général dans la réalisation de ses missions

L'Assistant de Direction du Siège Social H/F doit mettre sa technicité, sa rigueur et son sens de l'anticipation au service des actions pilotées par le CoDir :

- Maîtrise des outils bureautiques (suite Office) et capacités à intégrer les outils de pilotage dématérialisé dans le respect des choix informatiques en lien avec la responsable informatique
- Proposition d'amélioration des process et des organisations administratives de travail en lien avec la démarche qualité
- Planification des calendriers et anticipation des échéances du CoDir

Mission 3 : Organiser des évènements et suivre des dossiers techniques

L'Assistant de Direction du Siège Social H/F doit, sur la base d'un cahier des charges clarifié, piloter des projets et organiser des évènements :

- Planification, prises de contact, établissement de devis
- Information, mise en synergie de différents acteurs, suivi de dossiers au long cours
- Force de proposition pour améliorer l'organisation
- Reporting, rendu-compte, soumission à validation de décisions

Mission 4 : Développer les outils et les réseaux de communication en interne et en externe

L'Assistant de Direction du Siège Social H/F se voit confier une mission transversale spécifique en lien avec la commission communication de l'association :

- Participation aux réunions de la commission communication de l'association (notamment pour soutenir le comité de rédaction du magazine interne)
- Implication dans l'actualisation permanente des outils de communication de l'association, visà-vis de l'interne (renforcement de l'adhésion à une culture d'association) et vis-à-vis de l'externe (cohérence de l'identité visuelle et de la charte graphique)
- Mise en place d'outils de relation presse pour améliorer la visibilité de l'association dans les médias (communiqués de presse, relations médias, outils de communication, ) en lien avec le service communication et médias de l'Unapei
- Relation avec les acteurs institutionnels et les autorités publiques (notamment les autorités de contrôle et de tarification) : l'agence régionale de santé, le conseil départemental du Val de Marne, les municipalités, les services de l'éducation nationale, les acteurs de la vie civile et les partenaires



Conditions particulières

# Expérience : Débutant accepté

# Qualités professionnelles :
- Force de proposition (Capacité à être proactif, à initier, à imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou pour améliorer une situation. Exemple : proposer des améliorations, être positif et constructif) - Capacité à fédérer (Capacité à mobiliser une équipe et/ou des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'objectifs partagés. Exemple : être un leader, rassembler) - Sens de la communication (Capacité à transmettre clairement des informations, à échanger, à écouter activement, à réceptionner des informations et messages et à faire preuve d'ouverture d'esprit. Exemple : être à l'écoute, être attentif aux autres)
# Formations :
- (Exigée) Bac+2 ou équivalents - action sociale
# Compétences :
- (Exigée) Accueillir une clientèle - (Exigée) Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...) - (Exigée) Réaliser la gestion administrative du courrier - (Exigée) Filtrer des appels téléphoniques - (Exigée) Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
# Salaire :
Mensuel de 2000,00 Euros à 2700,00 Euros sur 12 mois