Assistant-e de direction et infrastructures de recherche clinique

Contenu de l'offre Assistant-e de direction et infrastructures de recherche clinique chez Bourse Interministérielle de l'emploi public

Description du poste

Structure :

Le Pôle Recherches Cliniques de l'Institut Thématique "Santé Publique" de l'Inserm a en charge l'organisation et la gestion des essais et projets de recherche portant sur la personne humaine promus par l'institut.
Ce pôle regroupe une vingtaine de personnes reparties autour de deux principales activités :
- La promotion par l'Inserm pour des protocoles de recherche biomédicale
- La gestion des infrastructures de recherche clinique (dont les Centres d'Investigation Clinique)

Mission :

Au sein du Pôle de Recherche Clinique de l'Institut Santé Publique (ISP), l'Assistant-e de direction assure la gestion et le suivi de 2 missions : une de secrétariat de direction et une d'aide à l'animation des Infrastructures de Recherche Clinique

Activités principales :

Au sein de la mission de Direction (assistant-e de la responsable du Pôle de Recherche Clinique) :

• Assistanat de la responsable :
- Tenue d'agenda et organisation de RV, organisation de nombreux déplacements et gestion des missions
- Préparation des réunions et rendez-vous
- Rédaction de courrier (suivi chrono et mise en forme)
- Gestion et organisation des réunions internes et externes (réservation salles, commande de plateaux repas)
- Gestion des frais des déplacements professionnels des agents (ordre de missions, demandes de remboursement)

Au sein de la Mission Infrastructures (Centres d'Investigation Clinique - CIC) en lien étroit avec la responsable :

• Assistanat du responsable de la Mission :
- Participation à l'ensemble des activités de la mission CIC en lien avec la responsable de mission
- Facilitation des échanges avec les CIC
- Gestion des réunions des groupes de travail (réseaux thématiques des CIC, groupes fonctionnels)
- Organisation de plusieurs réunions et séminaires nationaux rassemblant les acteurs des CIC (60-70 personnes): participation à l'élaboration du programme et diffusion, gestion des interactions avec les orateurs, gestion de la logistique (accueil des participants, gestion du déjeuner, des inscriptions et des missions et déplacements des participants)

• Gestion du courrier (suivi chrono et mise en forme) et de la documentation (classement et archivage)

• Préparation des évaluations des CIC en collaboration avec l'HCERES

Activités associées :

Polyvalence au sein d'un secrétariat de trois assistantes :

• Secrétariat et assistanat classique
• Gestion des réunions de service et des séminaires
• Organisation et suivi de commandes et des missions
• Participation aux travaux de petite intendance

Description du profil

Connaissances :

• Maîtrise des logiciels WORD (dont publipostage), Excel, messagerie et Internet ;
• Connaissance de l'Inserm souhaitée ;
• Connaissance de Safir souhaitée ;
• Anglais lu, écrit et parlé souhaité.

Savoir-faire :

• Savoir hiérarchiser les documents (reconnaissance, suivi, mise à jour, recherche de données sur Internet) ;
• Savoir gérer ses priorités ;
• Gérer la confidentialité des informations.
• Savoir travailler en équipe tout en gardant une grande autonomie ;

Aptitudes :

• Sens relationnel aigu indispensable du fait de la multiplicité des interlocuteurs : services centraux de l'Inserm, la Direction, les chercheurs et investigateurs, des fournisseurs etc. ;
• Sens de l'organisation ;
• Rigueur, implication, disponibilité ;
• Adaptabilité aux situations et aux interlocuteurs ;
• Réactivité, esprit d'analyse et de synthèse ;
• Motivation, esprit d'initiative, d'anticipation et sens de la hiérarchie.

Expérience souhaitée :

• Une expérience dans le domaine de la recherche ou de la santé serait appréciée

Diplôme(s) souhaité(s) :

• Baccalauréat et BTS assistant(e) de direction