ASSISTANTE DE DIRECTION (H/F)

Contenu de l'offre ASSISTANTE DE DIRECTION (H/F) chez Brainfield

L'entreprise
Brainfield accompagne les entreprises dans la recherche et la valorisation de leurs ressources humaines.
Des PME aux Grands Groupes, Brainfield met au service de ses clients les expertises de ses consultants en recrutement : Executive Search, RPO, Assessment, Sourcing.
Au-delà des compétences techniques, Brainfield accorde une importance toute particulière aux savoir-être des candidats et à l’interprétation de leurs compétences comportementales.

Description de l'offre

BRAINFIELD recrute pour l’un de ses clients, un acteur régional majeur de l'Immobilier, rassemblant sous sa bannière différentes filiales : un(e) Assistant(e) de Direction

Rattaché(e) au Directeur, les missions principales sont les suivantes :
Organiser l’agenda et l’accueil 

Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. 

Gérer, suivre et archiver des éléments d’information interne et externe du service 


Traiter le courrier (Tri, diffusion du courrier arrivé…)
Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés.
Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat.
Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (fournisseurs, croissance, travaux…)
Participer et fluidifier les échanges avec les autres filiales et services du Groupe 

Activités Spécifiques Métiers 


Organisation de l’archivage
Préparation des contrôles et audit (Caisse de garantie et Quali SR)
Réaliser les démarches auprès des banques pour les copropriétés (Demandes d’ouvertures et clôtures des comptes Livret A)
Gestion des sinistres cabinet (Déclaration, suivi avec avocat et assurance, tenu du tableau de bord) 


Brainfield accompagne les entreprises dans la recherche et la valorisation de leurs ressources humaines. Des PME aux Grands Groupes, Brainfield met au service de ses clients les expertises de ses consultants en recrutement : Executive Search, RPO, Assessment, Sourcing. Au-delà des compétences techniques, Brainfield attache une importance toute particulière aux savoir-être des candidats et à l’interprétation de leurs compétences comportementales.SAMSIC, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.

Profil recherché
De formation Bac+2 en Assistanat de Direction, vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire de 10 ans minimum.

Vous connaissez le droit immobilier et les normes rédactionnelles.
Grace à vos expériences, vous maitrisez les techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
Vous maîtrisez l’outil bureautique (traitements de texte, tableurs, présentations, messageries et agendas électroniques) et l’environnement informatique.
Vous maîtrisez les méthodes de prise de note et de rédaction et vous êtes capable de concevoir et rédiger les courriers, rapports et notes à partir de données orale en hiérarchisant les informations en fonction des priorités.

Vous savez travailler en autonomie et vous possédez un esprit de synthèse et d’analyse vous permettant de construire des outils de reporting et des tableaux de bord.
Vous êtes un(e) bon(ne) communicant(e) et vous maîtrisez l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
Vous disposez d’une aisance relationnelle, vous savez diffuser des informations de façon efficace à votre hiérarchie et à l’ensemble du service auquel vous appartenez.

Vous avez le sens de l’écoute, savez être disponible et réactif(ve), mais vous savez également faire preuve de confidentialité et de discrétion au regard des informations traitées.
Vous savez faire preuve de rigueur et d’organisation, vous appréciez le travail en équipe et travailler en mode projet.
Vous êtes doté d’une grande capacité d’adaptation et de résistance au stress face à des projets à réaliser en urgence ou pour gérer l’organisation d’événements.

Vous êtes rigoureux(se), méthodique et organisé(e) et vous maitrisez les méthodes de classement, d’archivage et les techniques de numérisation
De nature curieux(se), vous savez aller chercher l’information et faire preuve d’initiative.

Rémunération : selon profil et expérience + TR + 13ème mois et participation/intéressement