POSTE OCCUPE AU NIVEAU DU SIEGE DE L’ASSOCIATION A MONTPELLIER
Position dans la structure : Sous l’autorité du Secrétaire Général
Mission générale :
Est en soutien du travail de la direction du siège et facilite ainsi la réalisation de ses missions. Pour cela, en plus des travaux classiques de secrétariat, il/elle assure une prise en charge administrative des dossiers qui lui sont confié(e)s. De plus, assure la logistique des événements dont l'organisation lui est confiée. En contact avec les interlocuteurs de l’Association, participe pleinement à son rayonnement et à la communication interne.
2-Domaine Activité : Organisation et gestion administrative et circulation de l’information
- Assure la circulation du courrier : distribution en interne, affranchissements…
- Rédige et met en forme tout type de courrier, note, tableau, présentation.
- Gère le courrier de la présidence, du secrétariat général et des directeurs de services et assure un suivi du traitement des courriers nécessitant une réponse.
- En relation avec l'ensemble des collaborateurs de la structure et les personnes extérieures, répond à leurs demandes d'informations, et, le cas échéant, les oriente vers les personnes qualifiées pour répondre à des demandes complexes.
- Met à disposition des collaborateurs de la structure les documents administratifs autorisés.
- Organise et effectue le classement.
- Assure l'accueil physique et/ou téléphonique de la structure.
- Participe à la rédaction des procédures administratives et logistiques et contribue à leur mise en œuvre et respect.
- Participe à un ou plusieurs processus liés à l’activité : organisation, traitement, coordination, suivi et contrôle, production de notes d'information ou études chiffrées.
- Analyse les demandes d’information externes et internes et apporte assistance sur ce/ces domaines d’activités.
- Prépare les éléments de contrôle de cohérence de dossiers conformément aux normes, règles et procédures internes et externes.
- Participe au suivi des conventions, contrats, prestations et subventions.
- Contribue aux relations avec des partenaires ou prestataires externes : recherche d'informations, recherche de fournisseurs, coordination, suivi et contrôle.
- Assure un suivi de lignes budgétaires spécifiques en lien avec son responsable hiérarchique et la comptabilité.
Finalité : Assurer la gestion du courrier et des dossiers, ainsi que la documentation du ou des services.
3-Domaine Activité : Organisation logistique
- Organise et participe à la gestion logistique des événements et réunions organisés.
- Assure la préparation des réunions internes et le secrétariat y afférent : prépare l’ordre du jour et les dossiers, conçoit des supports visuels, rédige les comptes rendus.
- Suit l’agenda et gère les prises de rendez-vous de son responsable hiérarchique.
- Organise les déplacements de son responsable hiérarchique.
- Assure les commandes et la mise à disposition des petits équipements et fournitures de bureau dans le respect des budgets et procédures en vigueur.
Finalité : Assurer l’efficacité du fonctionnement au quotidien
4-Domaine Activité : Information et communication externe / Développement et promotion
- Contribue aux actions d’information et de communication de l’Association
- Participe au développement des bonnes pratiques et à leur mutualisation au niveau régional
- Contribue à toute action de développement et de promotion.
Finalité : Assurer le rayonnement de l'apprentissage, des métiers et de la structure au sein de son environnement.
Diplôme : Niveau 5 (BTS) ou niveau 6 dans un des domaines de compétence spécifique correspondant aux dossiers et processus pris en charge (secrétariat, RH, communication, achats, intranet…).
Expérience:
Expérience d’au moins 5 ans dans la fonction auprès d’un dirigeant, notamment en PME multi-sites
- Maîtrise des outils bureautiques pack office
- Rigueur, discrétion
- Qualités relationnelles
- Qualités rédactionnelles
- Autonomie et capacité à anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier et à gérer les priorités et imprévus.
Date de début prévue : 14/06/2021
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Salaire : 22 000,00€ à 25 800,00€ par an
Avantages :
Épargne salarialeHoraires :
Du Lundi au VendrediExpérience:
Assistant de direction h/f ou similaire: 5 ans (Exigé)Télétravail:
NonLa confiance est une ressource vitale pour naviguer dans l’ère VUCA : Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous. L’anticipation et le...
WASHINGTON (Reuters) – Les acheteurs américains ont effectué plus d'achats en ligne le vendredi noir que dans le centre commercial, ce...
Il est souvent évoqué que la génération Z a une autre relation au temps que les générations précédentes et que cette situation génère un...
Comment personnaliser l’expérience client en profondeur, exploiter les retours UX et se préparer a l’arrivée du voice banking ?
Inscrivez-vous pour accéder à l'annonce
Assistant de direction H/FEn cliquant ci-dessus sur « S'inscrire » vous accepter nos conditions générales et notre politique de confidentialité
1er Site de recherche d'emplois dédié aux professionnels du marketing de la communication et du digital, Jobibou.com a pour objectif de vous offrir le meilleur outil de recherche pour vous accompagner, au mieux, dans votre démarche de recherche d'emploi
Inscrivez-vous pour accéder à l'annonce
Assistant de direction H/FMerci de bien vouloir remplir le formulaire pour profiter de l’ensemble des fonctionnalités Jobibou !
Déjà inscrit ? Se connecter