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ASSISTANT DE DIRECTION EN CHARGE DU POLE ACCUEIL DE LA DIRECTION EDUCATION, JEUNESSE ET SPORTS H/F

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Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION EN CHARGE DU POLE ACCUEIL DE LA DIRECTION EDUCATION, JEUNESSE ET SPORTS H/F chez cdg69

69960 Corbas Missions: 1- ASSISTANCE DE DIRECTION
Organisation permanente de la vie professionnelle de la directrice Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la directrice Rappeler des informations importantes, les échéances et transmettre des messages Organiser les déplacements de la directrice Assurer l'accueil, la prise de message pour la directrice absente et traiter ou orienter la demande en fonction du niveau d'urgence. Gestion de l’information, saisie, classement et archivage de documents Prendre des notes, saisir et mettre en forme des documents de formes et contenus divers Rechercher et diffuser des informations Identifier et dater les sources de documentation Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la direction Utiliser les logiciels et progiciels en place Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour de réunion en concertation avec la directrice Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions Préparer les dossiers et respecter les délais de transmission avant la réunion Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus Suivi des projets et activités de la direction En intégrant les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
Suivre l’exécution budgétaire de la direction Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction Prendre en charge directement le suivi de certains dossiers « opérationnels transversaux » (tels que achat mobilier et de fournitures, repas annuel de la direction, …) Rédiger des rapports de délibération et autres documents administratifs Contribuer à la structuration administrative des services de la direction Organiser et faire vivre les règles de fonctionnement des agents de la mairie 1860 (Congés, ordres de mission, véhicules de service, agendas d’équipe …) Veiller à la bonne organisation et application des outils RH, financiers et administratifs de la direction (harmonisation des outils et process, respect des délais et procédures prévues : tableau de suivi des heures vacataires, gestion du courrier, suivi des délibérations en vigueur, mise à jour des plannings d’affectation des agents, etc.) Organiser et animer les temps de travail nécessaires à l'intégration de nouvelles procédures municipales internes dans le fonctionnement de la DEJS : finances, RH, affaires générales, ou inter-services. Contribuer à la veille réglementaire dans le champ administratif de la direction Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires Centraliser les documents liés aux dispositifs contractuels de la direction (CEL, PEDT, PSO, CEJ, …) et assurer l'interface avec les partenaires Centraliser les délibérations en vigueur concernant la direction

2 - ENCADRER L’ÉQUIPE ET COORDONNER L’ACTIVITÉ DU GUICHET UNIQUE ENFANCE JEUNESSE

Assurer les différentes missions d’encadrement de l’équipe d’accueil information (2 agents), Planifier les dates d'inscription, d'admission, de saisie des dossiers, de fermeture de l'accueil, Mettre à jour les documents administratifs adressés aux familles et en assurer la diffusion (dossiers d'admission, règlements intérieurs, …) Planifier les congés de l’équipe administrative Veiller aux besoins de remplacement à l'accueil Réguler l’organisation administrative en période de forte activité Renforcer l'équipe administrative sur l’accueil téléphonique et physique et la gestion des inscriptions Piloter, techniquement, le développement de réponses adaptées aux besoins administratifs de la direction ou des familles (Portail familles, mise à jour des Règlements intérieurs et des tarifs, arborescence informatique, …) Assurer le lien avec le guichet unique de la petite enfance et veiller aux passerelles Profil: Connaissances et compétences : Techniques de secrétariat et de bureautique Règle de l’expression orale et écrite de qualité Tableaux de bord et outils de planification et suivi Connaissance du statut de la fonction publique territoriale Missions et organisation de la direction Aptitudes et Qualités : Qualités relationnelles avec les usagers du service, les associations, les services internes et externes, Autonomie Capacité à rendre compte Sens des responsabilités Sens de l’organisation Implication et esprit d’initiative Capacité au travail en équipe Capacité de remise en cause et d’évolution de ses pratiques Poste ouvert sur les cadres d'emploi des adjoints et des rédacteurs Destinataire:

Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 11/05/2020
À l'adresse suivante :
COMMUNE DE CORBAS
PLACE CHARLES JOCTEUR
69960 CORBAS
Pour tout renseignement, s'adresser à STOCARD Carine, DRH, au 04.72.90.03.03 ou recrutement@ville-corbas.fr

Cpf final 4
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