Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION H/F chez cdg69
Missions:
La Direction Générale Ingénierie et Cadre de Vie (DGICV) est composée de quatre directions :
Direction technique maintenance et logistique
Direction de la construction
Direction des espaces publics et naturels
Direction des systèmes d’information et des télécommunications
Sous la responsabilité du directeur général adjoint (DGA), vous assurez l’assistance au DGA, le suivi administratif de la DGICV et la contribution à son bon fonctionnement ainsi que l’appui aux quatre directions en matière de suivi administratif et de communication interne et externe.
Activités :
Assistance du DGA :
Tenir l’agenda, effectuer la prise et montage de rendez-vous du DGA
Participer aux réunions de direction de la DGICV avec rédaction du compte rendu et tableau de suivi des décisions
Veiller à la bonne conformité de forme et de fond des courriers rédigés par les directions et services de la DGA
Gérer le courrier « arrivée » et le répartir vers les directions
Suivre les événements issus du logiciel Kolok
Gérer et contrôler les courriers et parapheurs physiques avant signature du DGA
Mettre en forme et valoriser les supports écrits ou de présentation y compris pour le conseil municipal
Coordination, suivi et appui administratif auprès des directions :
Coordonner l’élaboration du rapport d’activité de la DGA
Gérer les plannings des astreintes techniques
Contrôler et relire les documents de communication
Relire et harmoniser les rapports pour les conseils municipaux et déposer les projets dans Airdélib
Mettre en place et actualiser les procédures écrites au sein de la DGA
Etre en appui des secrétariats des directions et animer un groupe d’utilisateurs pour développer des pratiques communes en matière d’écrits administratifs
Rôle de référent.e ressources humaines (RH) :
Suivre les fiches annuelles d’entretien professionnel de la DGA
Suivre les demandes de remplacements et renouvellement de contrats
Centraliser les notes, organigrammes, rapports, supports RH (fiches de poste, organigrammes hiérarchiques, rapports au Comité Technique Paritaire ou au Comité d’Hygiène Sécurité et Conditions de Travail…)
Suivre les dynamiques de RH partagées entre la DGICV et la direction des ressources humaines, le tableau de bord des situations d'agents de la DGICV,
Coordonner et animer les correspondants RH de la DGICV,
Mettre en place et suivre les tableaux de bord RH
Rôle de correspondant.e numérique (CN) informatique :
Participer aux réunions du réseau des CN Ville, coordination des CN de la DGICV
Suivre les mises à jour du site internet et de l’intranet sur les domaines d’activités de la DGA
Profil:
Avoir au moins trois ans d’expérience sur une fonction similaire
Maîtrise de l’environnement administratif des collectivités
Maitrise du statut de la fonction publique
Maitrise des procédures RH
Qualité rédactionnelle
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint)
Classement et archivage
Esprit d’analyse et de synthèse
Rigueur, méthode et organisation
Autonomie
Discrétion professionnelle
La détention d’un diplôme bac +2 assistant de manager ou équivalant est un plus
Destinataire:
Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ jusqu'au 15 septembre 2020
Pour tout renseignement, s'adresser à Camille ANDRE -Chargée de Recrutement - Service Développement des Compétences - DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES - tél. : 04.78.03.69.70