Assistant de direction (H/F)

Contenu de l'offre Assistant de direction (H/F) chez Centre D'accueil Et De Soins Hospitalier

Présentation de l’établissement

Situé à 10min de la Défense, le Centre d’Accueil et de Soins Hospitaliers de Nanterre est un établissement public unique par sa double vocation sanitaire et sociale. Il dispose d’un pôle hospitalier (450 lits et places) tourné vers la ville, d’un pôle de médecine sociale (454 lits et places) assurant une mission d’hébergement et de soins des personnes âgées et d’un pôle de formation et de recherche. Il exerce un rôle important dans le Nord des Hauts-de-Seine, fort d’un service d’urgences 24h/24h et 32802 passages en 2018, de nombreuses spécialités médicales (cardiologie, médecine interne, gastro-entérologie, maladies infectieuses, diabétologie, psychiatrie, gériatrie aigüe, addictologie…), d’une maternité de niveau 1 spécialisée dans les accouchements physiologiques de 25 lits et 1369 naissances en 2018, de services de santé publique (CSAPA, Centre de lutte anti-tuberculose…).

Depuis le 1er janvier 2019, une direction commune est mise en place entre le CASH et l’EPS de Roger Prévot. Les établissements sont engagés dans un projet de regroupement des activités de santé mentale sur un même site.

Un ambitieux projet stratégique et architectural ouvrira le nouveau site sur la ville et vise à renforcer son attractivité et son ancrage sur le territoire à l’horizon 2024.

La direction générale du CASH et de l’EPS Roger Prévot recherche un assistant de direction pour rejoindre le secrétariat de direction.

Recherche un Assistant de direction (H/F)

DEFINITION DU POSTE

Descriptif du poste

Assure la gestion administrative du secrétariat de la direction générale, apporte une aide permanente à la directrice et à la responsable des affaires générales en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Tenue administrative du secrétariat
Suivi administratif des séances des instances
Assistance à la logistique de la direction générale

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques

N+1 responsable des affaires générales

N+2 directrice d'établissement

Liaisons fonctionnelles

Internes

L'ensemble du personnel des deux établissements et notamment l'équipe de direction, les président de CME, les chefs de pôle, les médecins et les responsables non médicaux de services médicaux, médico-techniques, administratifs et techniques.

Externes

Collectivités locales et territoriales, centres hospitaliers, Agence régionale de santé, direction régionale et interdépartementale de l'hébergement et du Logement. ...

Localisation

CASH de Nanterre (92)

MISSIONS

Accueil, orientation et/ou renseignement de tout public se présentant à la direction générale
Gestion des agendas complexes de la directrice et de la responsable des affaires générales
Réception, traitement et ventilation du courrier postal, des appels téléphoniques, des messages électroniques
Suivi des réponses aux enquêtes ministérielles et autres relatives aux activités de l'établissement en lien avec les services et les directions fonctionnelles
Planification et organisation des réunions de la direction générale
Participation à la coordination et au suivi des instances
Participation au suivi des dossiers d'autorisation d'activité et des conventions inter-hospitalières
Gestion des congés de l’équipe de direction et des plannings de garde administrative
Suivi et transmission des informations relatives aux astreintes, médicales, techniques, médicotechniques et administratives
Réservation des véhicules de service de l'équipe de direction
Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux
Préparation, suivi de dossiers, de supports (dont diaporamas)
Organisation, classement et archivage des données, documents et rapports
Gestion des stocks et matériels de la direction

HORAIRES


. Plage horaire d'ouverture du secrétariat de 8h30 à 18H00, lundi au vendredi hors jours fériés, amplitude à couvrir avec la seconde assistante de direction sur site

. 35h hebdomadaires, disponibilité pour dépassement de temps si nécessaire (récupération)

. Répartition des tâches entre les assistantes de direction, selon profil évolutif

QUALITES ET COMPETENCES REQUISES

Savoir-faire métier

. Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, PowerPoint ...)

. Maîtrise des Technologies d'informations et de Communication (TIC)

. Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement public hospitalier

. Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

. Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

. Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

. Savoir apprécier les urgences et prioriser les tâches

. Qualités rédactionnelles

Savoir-être

. Éthique et déontologie professionnelles

DIPLOMES – EXPERIENCE

. BTS assistant de direction minimum

. Expérience similaire appréciée, en milieu hospitalier ou non