ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) chez Centre Hospitalier Sud Francilien

91106 Corbeil-Essonnes Descriptif
POSITION DANS LA STRUCTURE : 
Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
Le Directeur de l’établissement, son adjoint  Liaisons fonctionnelles :
L’attaché d’administration, responsable du secrétariat général ; l’adjoint des cadres  Présentation du service : 3 assistantes de direction
HORAIRES DE TRAVAIL : horaires de jour sur la base de 35h (possibilité de temps partiel)

MISSIONS DU POSTE
Missions principales :

1/Assurer la gestion des tâches administratives liées à la Direction
2/ Jouer un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs du pôle management de la Direction Commune CHSF/CHA, des tutelles et des établissements membres du GHT Ile de France Sud – partenaires associés

Missions permanentes :

Organisation de la vie professionnelle des responsables hiérarchiques (gestion des agendas, organisation des réunions, visites, conférences ou autres évènements ainsi que les déplacements) ; Ouverture du courrier, enregistrement du courrier de la direction générale avec la traçabilité de la diffusion et du suivi des réponses ; Gestion documentaire et classement adapté ; Revue d’agenda hebdomadaire ; Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique avec reproduction/transmission /suivi ; Accueil téléphonique et physique en ayant le souci de répondre aux attentes ; Réception, traitement et diffusion de l’information ; Exercer une polyvalence des tâches avec les autres assistantes afin d’assurer la continuité du service ; Assurer le traitement et le suivi des divers courriels ; Gestion et participation aux réunions institutionnelles, divers comités de Direction, instances (Directoire et Conseil de Surveillance) ainsi que celles du GHT : rédaction des ordres du jour, prise de notes, formalisation des comptes rendus et des relevés de décisions. Secrétariat de la cellule de crise.
Missions spécifiques et particularité du poste

Gestions des salles, des clés, installation des vidéoprojecteurs et autres équipements audio;
Participer à des travaux de recherche de documents officiels sollicités dans le cadre de la constitution des dossiers ;
Gestion des fournitures de bureau, des consommables pour le Directeur et le secrétariat ;
Mise à jour des bases de données et des listings ;
Autres tâches en fonction des besoins.
COMPETENCES REQUISES

Sens du travail en équipe, capacité d’initiative et d’anticipation ;
Se maîtriser en toute situation et surtout en situation de crise sanitaire ;
Maîtrise des logiciels bureautiques et des matériels connexes ;
Prise de note et rédaction ;
Savoir prioriser les tâches et gérer l’urgence ;
Très bonne présentation et expression orale ;
Aisance relationnelle ;
Discrétion absolue, loyauté, rigueur ;
Disponibilité (savoir se rendre disponible en toute situation liée à l’urgence) ;
Sens de la méthode ;
Savoir garantir la polyvalence des tâches avec l’équipe du secrétariat général ;
Esprit collectif – coopératif et entraide mutuelle.

Personne à contacter
Les lettres de motivation et CV sont à adresser à :

Madame Dominique PETIT
Attachée d'Administration/Responsable du secrétariat général
Centre Hospitalier Sud-Francilien
40, Avenue Serge Dassault
91 100 CORBEIL-ESSONNES
Email : direction.generale@chsf.fr