ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION H/F chez Centre Hospitalier Sud Francilien

Descriptif
Poste à pourvoir: à la Direction des Achats, de la Logistique, des Investissements et du Patrimoine (DALIP)

LIAISONS FONCTIONNELLES :
Internes à la DALIP
Responsable du service technique Responsable du Biomédical Responsable de la Logistique Responsable des Achats Les cadres de la DALIP Les gestionnaires
Internes CHSF
Direction Générale Les Directions de l’établissement (DRH, DSI, Dir. Des Soins, Dir. Juridique,,Dir. Finances,…) L’ensemble des cadres de l’établissement (de soins, médico-techniques, techniques, logistiques, administratifs,…) en tant qu’utilisateurs et clients internes.
Externes
Les fournisseurs Les groupements d’achats (RESAH, UGAP, UniHA, SIGEIF,…) Les fonctions Achats et Logistiques d’autres établissements Le Trésor Public.
PRESENTATION DU SERVICE :
La Direction des Achats, de la Logistique, des Investissements et du Patrimoine (DALIP) regroupe quatre services : Service Technique, Service Biomédical, service logistique et service achats
HORAIRES DE TRAVAIL :
Temps plein (Conformément à la charte du temps de travail du CHSF)
MISSIONS DU POSTE

Mission Générale

Assurer la gestion de toutes les tâches administratives liées à la DALIP. Jouer un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs. Aider les services sur la gestion de la facturation fournisseur
Missions :
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...) ; Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ; Traite et transmet les décisions, les notes de service ; Prend en charge le suivi complet de dossiers ponctuels Ouverture du courrier, enregistrement du courrier de la DALIP avec la traçabilité de la diffusion; Gestion documentaire et classement adapté ; Gestion du Temps de Travail des Cadres de la DALIP, des Agents des Achats et du service technique; Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique avec reproduction/transmission ; Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) ; Accueil téléphonique et physique en ayant le souci de répondre aux attentes ; Réception, traitement et diffusion de l'information; Exercer une polyvalence des tâches avec l’autre assistante afin d'assurer la continuité du service; Aider les services sur la gestion de la facturation fournisseur (contrôle facture et traitement pour facturation) Assurer le traitement et le suivi des divers courriels ;
Niveau de formation et expérience
Bac +2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, Expérience dans le secrétariat ou fonction similaire souhaitée.
Compétences Requises
Connaissance de l’outil informatique (Bureautique Word, Excel, Power Point, Messagerie électronique et Internet) Connaissance de l’outil Gestion Économique et Financier Connaissance de l’outil Gestion du Temps de Travail Respect de la confidentialité Autonome et dynamique Force de proposition Capacité de communication Capacité d’anticipation Capacité d’écoute, Qualités relationnelles Esprit d’ouverture et d’initiative

Personne à contacter
Les lettres de motivation et CV devront être adressés à :

Monsieur Bertrand BEYLAT
Responsable des Achats
Direction des Achats, de la Logistique, des Investissements et du Patrimoine
Centre Hospitalier Sud-Francilien
91 106 CORBEIL-ESSONNES Cedex
Email : bertrand.beylat@chsf.fr