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Assistant de direction de la direction générale

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Contenu de l'offre Assistant de direction de la direction générale chez CHIC de Créteil

Assistant(e) de direction de la direction générale.

Assistant(e) du Directeur général, de l’Adjoint au Directeur général et de la Directrice des affaires générales et de la coopération territoriale.

Assister les 3 Directeurs dans l’organisation quotidienne de leur travail (Enregistrement et dispatching du courrier — organisation de l’agenda — programmation des réunions — mise en forme des courriers — préparation des dossiers nécessaires à la bonne tenue des réunions — classement et suivi des dossiers — organisation des déplacements des Directeurs ) Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction générale Assurer l’interface entre le Directeur général et ses interlocuteurs internes (Directeurs Adjoints — Médecins — encadrement supérieur et cetera) et externes Manager en direct le pôle secrétariat de la direction générale composé d’une collaboratrice chargée de la gestion des salles de réunion, des affichages, de l’archivage, des clés, des diffusions d’information générale et cetera Gestion des instances (Comité de direction — Directoire — Conseil de surveillance) en lien avec les Directeurs : Programmer annuellement et mettre à jour le calendrier, recueil des souhaits de mise à l’ordre du jour, envoi de l’ordre du jour, suivi de l’émargement, diffusion du compte-rendu, respect des délais Gestion du planning de garde des administrateurs (Programmation en lien avec la Directrice des affaires générales et mises à jour) Assurer la bonne tenue de la gestion documentaire relative aux courriers entrants/sortant, aux conventions et autorisations administratives Gestion/Maintien de la salle de réunion de la direction générale Gestion des congés de l’équipe de direction, et autres Agents rattachés à la direction générale Organiser la permanence du secrétariat de direction avec les assistantes des Directeurs Adjoints

Spécificités liées au Ght :

Le Directeur général du CHIC étant également le Directeur général par intérim du CHIV, la gestion de son agenda doit être coordonnée avec l’assistante de direction située au CHIV.

Compétences attendues

Connaissance de l’hôpital ou d’une structure de même niveau d’exigence Autonomie, capacité d’initiative Grande disponibilité Capacité à s’organiser efficacement et à hiérarchiser les Urgences Anticipation, Réactivité, respect des délais Aisance relationnelle et esprit collaboratif Confidentialité, discrétion Très bonne expression orale et écrite Maîtrise des outils de bureautique : traitement de texte et tableurs Excel, Powerpoint, gestion de fichiers Aisance dans l’utilisation des techniques de communication web (réseaux sociaux )
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