Assistant(e) de direction de la direction générale.
Assistant(e) du Directeur général, de lAdjoint au Directeur général et de la Directrice des affaires générales et de la coopération territoriale.
Assister les 3 Directeurs dans lorganisation quotidienne de leur travail (Enregistrement et dispatching du courrier — organisation de lagenda — programmation des réunions — mise en forme des courriers — préparation des dossiers nécessaires à la bonne tenue des réunions — classement et suivi des dossiers — organisation des déplacements des Directeurs ) Assurer laccueil physique et téléphonique de la direction générale Assurer linterface entre le Directeur général et ses interlocuteurs internes (Directeurs Adjoints — Médecins — encadrement supérieur et cetera) et externes Manager en direct le pôle secrétariat de la direction générale composé dune collaboratrice chargée de la gestion des salles de réunion, des affichages, de larchivage, des clés, des diffusions dinformation générale et cetera Gestion des instances (Comité de direction — Directoire — Conseil de surveillance) en lien avec les Directeurs : Programmer annuellement et mettre à jour le calendrier, recueil des souhaits de mise à lordre du jour, envoi de lordre du jour, suivi de lémargement, diffusion du compte-rendu, respect des délais Gestion du planning de garde des administrateurs (Programmation en lien avec la Directrice des affaires générales et mises à jour) Assurer la bonne tenue de la gestion documentaire relative aux courriers entrants/sortant, aux conventions et autorisations administratives Gestion/Maintien de la salle de réunion de la direction générale Gestion des congés de léquipe de direction, et autres Agents rattachés à la direction générale Organiser la permanence du secrétariat de direction avec les assistantes des Directeurs AdjointsLe Directeur général du CHIC étant également le Directeur général par intérim du CHIV, la gestion de son agenda doit être coordonnée avec lassistante de direction située au CHIV.
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