SECRÉTAIRE DE DIRECTION DPQRU À 80% H/F

Contenu de l'offre SECRÉTAIRE DE DIRECTION DPQRU À 80% H/F chez CHU Dupuytren 1

Descriptif

Fonction : Secrétaire de direction
Métier (précisez également le code métier) : Secrétaire (45S30)

Liaisons hiérarchiques :
 Directeur des Parcours patient, de la Qualité-gestion des risques et des Relations avec les Usagers (DPQRU)
 Responsable de la démarche qualité
 Responsable des relations avec les usagers

Liaisons fonctionnelles :
 L'ensemble des autres directions du CHU (secrétariats, directeurs)
 L’équipe DPQRU,
 Les responsables des différents secteurs du CHU (médicaux, paramédicaux)
 Les interlocuteurs extérieurs à l’établissement (ARS, ASN, SHAM, …)

Mission principale :
 Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour l’équipe la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au suivi des dossiers.

 Coordonner la logistique (organisation de réunion, formations et déplacements professionnels…).

 Le titulaire du poste assure le fonctionnement du secrétariat de Direction en binôme avec une autre secrétaire. Ceci implique l'ensemble des missions dévolues au secrétariat DPQRU, à savoir :
 Accueil physique et téléphonique (professionnels, usagers…)
 Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisées
 Organisation des déplacements
 Gestion des agendas / prise de rendez-vous
 Réception et traitement de messages téléphoniques et/ou électroniques
 Prise de note, frappe et mise en forme des documents
 Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, classement et archivage)
 Reproduction et diffusion de documents
 Gestion des stocks de produits et matériels dans son domaine (papeterie…)

Missions spécifiques (en complément de la mission principale) :
 Missions en lien avec le secteur des Relations avec les Usagers sur le partenariat avec les différentes associations.
 Saisie et suivi des congés sur le logiciel.
 Suivi et transmission des dossiers pilotés et coordonnés par la direction, en lien avec la tutelle et les différents partenaires (ARS, HAS, CPAM, ASN…).
 Suivi et classement des conventions

Spécificités du poste :
 Poste devant appréhender des thématiques très variées, nécessitant une capacité d’adaptation et d’organisation forte au regard du large périmètre couvert par les missions de la direction.
 Poste à temps non complet à 80% avec une DQT de 7h30.

Formations obligatoires requises :
 Secrétariat et gestion administrative
 Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Moyens mis à disposition (techniques, humains, financiers) :
 Poste informatique
 Poste téléphonique

Formations – Qualifications (Savoir) :
 Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook etc…)
 Connaissance du fonctionnement et contexte institutionnel
 Maitrise des techniques d’accueil et d’organisation

Connaissances particulières (Savoir-faire) :
 Capacités à programmer, suivre les différents sujets et alerter en cas de situation à risque
 Connaissance de l'hôpital
 Travailler en équipe pluridisciplinaire : partager les informations
 Savoir traiter l’information en l’orientant vers la personne compétente

Expériences professionnelles (Savoir-faire) :
 Secrétariat de direction
 Bonne connaissance de l'administration hospitalière

Qualités professionnelles (Savoir-être) :
 Rigueur et exactitude
 Discrétion (respect du secret professionnel)
 Diplomatie, tact et mesure
 Qualités relationnelles
 Réactivité
 Avoir le sens de l’organisation
 Aisance rédactionnelle

Personne à contacter
Pour tout renseignement sur le poste, vous pouvez contacter :

Madame Diane DOITE
Responsable des relations avec les usagers
CHU de Limoges
Tél. : 05 55 05 60 51


Les candidatures sont à adresser :

Par courrier au : CHU de Limoges
A l’attention de Madame Laëtitia JÉHANNO
Directrice des Relations Humaines
2 avenue Martin Luther King
87042 LIMOGES Cedex

Par mail : Email : recrutement@chu-limoges.fr