Assistant de direction (H/F)

Contenu de l'offre Assistant de direction (H/F) chez CNRS

1 970 € - 2 208 € par mois

L'assistant/e de direction aura pour mission d'assister le président du comité Très Grandes Infrastructures de Recherche (TGIR) ainsi qu'un chargé de mission « Calcul » et deux responsables de la cellule TGIR de la Direction de la Stratégie Financière, de l'Immobilier et de la Modernisation (DSFIM).
Il/Elle assurera de façon autonome le suivi de l'ensemble des tâches administratives, comprenant la gestion de l'agenda en interne au CNRS, la préparation des missions, des réunions, des manifestations et la diffusion des informations pertinentes.

Activités

Assurer les travaux classiques de secrétariat de direction : rédaction, diffusion de notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites (téléphones, mails…) Informer et accompagner dans leurs démarches les responsables Organiser des réunions internes et/ou avec les partenaires et en rédiger les comptes-rendus Saisir les bons de commandes dans le logiciel de gestion propre au CNRS Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements (réservation de billets, hébergements…) Organiser et contrôler la circulation de l'information en interne et sa diffusion en externe Assurer le suivi et l'archivage des documents liés aux TGIR/IR Assurer la répartition des crédits des TGIR Alimenter la base de données budgétaire et financière

Compétences

Connaissance générale des techniques de gestion administrative Compréhension et expression écrite et orale en anglais niveau B1 du cadre européen commun de référence pour les langues Savoir organiser le classement et l'archivage des documents et informations traitées Maîtrise des outils bureautiques courants (principalement Excel, Powerpoint et messagerie) Avoir le sens de la planification des activités et des échéances Avoir un esprit méthodique et rigoureux Savoir respecter la confidentialité des informations traitées Savoir faire preuve d'initiative, de réactivité et d'autonomie dans l'exécution des tâches

Contexte de travail

Dans le cadre de la mission qui lui a été confiée, le CNRS gère, en collaboration avec ses partenaires français, européens et internationaux, un ensemble de Très Grandes Infrastructures de Recherche (TGIR) et d'Infrastructures de Recherche (IR) pour le bénéfice de l'ensemble de la communauté scientifique. Afin d'accomplir cette mission, le CNRS a créé un comité TGIR et nommé un président à la tête de ce comité, qui s'appuie sur la cellule TGIR de la DSFIM.
L'assistant(e) de direction exercera ses fonctions auprès de 4 responsables : le président du comité des TGIR, le chargé de mission dans le domaine du Calcul (relevant de la direction générale déléguée à la science), le responsable et son adjointe de la cellule TGIR de la DSFIM.