Secrétaire de direction (H/F)

Contenu de l'offre Secrétaire de direction (H/F) chez CNRS

1 647 € - 1 737 € par mois

Le/la secrétaire assure le secrétariat des directeurs adjoints scientifiques de l'Institut de Physique (INP) et plus occasionnellement des chargés de mission.

Activités

Gérer l'agenda des directeurs adjoints scientifiques (Outlook) Traiter les informations orales et écrites (appels téléphoniques, courriers ; courriels ; parapheurs, ...) Enregistrer les courriers arrivée et départ dans l'outil dédié Rédiger des courriers ou des messages électroniques Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements des directeurs adjoints scientifiques et des chargés de mission en utilisant les applications informatiques dédiées Organiser les réunions des directeurs adjoints scientifiques en interne et/ou avec des partenaires Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions des directeurs adjoints scientifiques Assurer l'assistance ponctuelle des chargés de missions scientifiques Participer en tant que de besoin à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs, dialogues objectifs ressources des laboratoires de l'institut) ; Contribuer à assurer la continuité de service au sein des secrétariats de l'Institut lors des congés Constituer, mettre à jour, archiver les dossiers

Compétences

Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative Savoir informer et rendre compte Savoir respecter la confidentialité des informations traitées Connaitre les logiciels de bureautique courants (Word, Excel) et savoir s'adapter aux logiciels spécifiques du CNRS (missions, commandes, enregistrement courrier) Savoir planifier les activités, respecter les échéances et gérer les priorités Savoir gérer un système d'enregistrement de courrier et de classement Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Savoir lire et comprendre un courriel en anglais et y répondre succinctement

Contexte de travail

Le/la secrétaire exerce ses fonctions auprès des directeurs adjoints scientifiques, membres de l'équipe de direction placée auprès de la Directrice de l'Institut de physique (INP).

L'Institut de physique, situé au Siège du CNRS (Paris 16e), est l'un des 10 instituts du CNRS. Il regroupe 110 structures de recherche réparties sur tout le territoire et au sein desquelles travaillent environ 3000 chercheurs et enseignants chercheurs (dont 1200 agents CNRS), 1500 ingénieurs et techniciens (dont 1000 agents CNRS) et 1700 doctorants et post-doctorants. En 2018, l'INP compte 72 unités de recherche et de service, 3 unités mixtes internationales (UMI), 21 Laboratoires internationaux associés (LIA), 12 réseaux de recherche internationaux (IRN).

Les recherches menées dans les laboratoires pilotés par l'Institut concernent l'étude de la matière, du rayonnement et des lois fondamentales qui régissent le monde physique. Elles répondent à deux motivations : le désir de comprendre le monde et la volonté de répondre aux enjeux actuels de notre société.

L'équipe de l'INP compte 38 personnes (19 scientifiques et 19 administratifs).
Durée du contrat : du 01/02 au 30/11/2019