Assistant de Direction - H/F

Contenu de l'offre Assistant de Direction - H/F chez Collectivité européenne d'Alsace

Missions

La Direction des Systèmes d’Information et du Développement Numérique (D.S.I.N.) de la Collectivité européenne d'Alsace définit et met en œuvre les systèmes d'information destinés au pilotage et à la gestion des différentes activités des territoires haut-rhinois et bas-rhinois. A ce titre, elle est chargée de définir, mettre en place et gérer les moyens techniques nécessaires aux systèmes d'information et de communication ainsi que de planifier leur évolution en appliquant la politique de sécurité définie.

Le Service appui au pilotage et à l'innovation est chargé de proposer une offre de support efficiente à destination des différents services de la Direction des Système d’Information et du Développement Numérique.

Vous intègrerez un collectif au plus proche de la direction pour lui apporter votre soutien logistique et administratif dans l’organisation des agendas, de l’accueil des nouveaux arrivants, du suivi des correspondances et de la gouvernance des services, ainsi que l’animation des espaces collaboratifs du Service Appui au Pilotage et à l’Innovation.

Fonction

L'Assistant de Direction assure les missions suivantes :

1/ Fonction d'accueil :

Dans le cadre du réseau constitué au sein de la Collectivité européenne d'Alsace, l'Assistant de Direction assure la mission de référent accueil pour les nouveaux arrivants de la direction. A ce titre, il est garant de l'accueil du nouvel arrivant avec son responsable hiérarchique et lui remet les informations nécessaires Il est chargé de la délivrance d'information et assure un rôle de guide auprès de la nouvelle recrue dans les jours suivants L'Assistant de Direction assure également l'accueil physique et téléphonique pour la direction Il gère l'accueil des stagiaires et des prestataires externes Il assure le filtrage téléphonique pour le compte de la direction

2/ Fonction de secrétariat :

L'Assistant de Direction est chargé de la :

Mise en forme des courriers et notes de la direction La réalisation des comptes rendus de réunions administratives de gouvernance La gestion également des agendas de l'équipe de direction et de la logistique des évènements La coordination de l'archivage courant de la direction

3/ Missions transverses :

L'Assistant de Direction assure la gestion des absences et des déplacements du personnel (formation, maladie, congés) Il propose une organisation et des procédures en rapport avec le niveau de service à apporter aux agents de la DSIN Il alimente et fait vivre les espaces collaboratifs de la direction et assiste la Directrice dans la vie de la direction Il apporte le soutien nécessaire à la direction pour la coordination et la gestion administrative.

Profil recherché

Nous recherchons des candidats capables de travailler en autonomie tout en assurant un reporting utile à leur hiérarchie, disposant des qualités d'organisation, de rigueur, d'écoute, de discrétion et de maîtrise des techniques de communications orales et écrites indispensables à la tenue du poste.

La maitrise des outils informatiques et numériques ainsi qu'une capacité d'adaptation et de gestion de la pression seront appréciées.

Statut et particularités liées au poste

Le poste est ouvert aux candidats titulaires dans le cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux et, par dérogation, aux candidats contractuels titulaires d'un baccalauréat.

Le poste est à pourvoir à temps complet et est rattaché à Strasbourg.

Date limite de dépôt des candidatures

15/05/2021