Assistant de direction h/f

Contenu de l'offre Assistant de direction h/f chez Conseil départemental du Val d'Oise

Le poste

Direction des Personnes Handicapées

Définition du poste :

Assure un appui au directeur et au directeur-adjoint. Assure le secrétariat du directeur et de la directrice adjointe. Coordonne la gestion quotidienne des flux d’informations traitée par l'équipe de direction et intervient sur les dossiers stratégiques de la Direction. Pilote des projets transversaux sur les aspects logistiques de la direction.

Activités :

­Assure, gère et coordonne le secrétariat particulier du Directeur et de la Directrice Adjointe, leurs affaires courantes (gestion des agendas, gestion des mails, en lien avec la secrétaire de direction assure un travail préparatoire pour faciliter les interventions du Directeur et de la Directrice-Adjointe, reçoit et filtre les communications téléphoniques, planifie et organise les rendez-vous et réunions du Directeur et de la Directrice adjointe.…)

­Participe à l’animation de la direction de la DPH/MDPH.

­Prend en charge des sujets transversaux : référent du groupe de travail sécurité

­Organise et participe au suivi des actions de la MDPH, participe aux réunions de direction ainsi qu’aux réunions ayant un lien avec les différents services de la DPH/MDPH, rédige les comptes rendus

­Participe à l’organisation des manifestations, participe aux conférences, colloques…

­Assure un appui et gère la cohérence entre le secrétariat de direction et les secrétariats des services. Peut, le cas échéant, assurer en lien avec la secrétaire de direction l’intérim d’un secrétariat de service

­Accueille, renseigne et oriente les visiteurs et les collaborateurs

­Pilote des projets logistique à l’échelle de la direction (exemples : organisation et coordination de déménagement de direction, mise en place de procédure de gestion des salles de réunion de la direction…)

­Anticipe, rédige, saisit et adresse les courriers, généralement à caractère confidentiel dans le respect d’échéances contraintes

­Participe au traitement des courriers signalés : assure le suivi en lien avec la Direction Générale Adjointe chargée de la Solidarité, le secrétariat de la Présidente, des élus et le secrétariat du médiateur. Assure le lien entre les services de la DPH/MDPH pour obtenir des informations concernant les dossiers des usagers, met à jour le tableau des dossiers signalés, rédige les réponses aux courriers dans un délai très court

­Classement et mise à jour des dossiers, des documents, recherche et diffusion d’informations.

­Encadre la secrétaire de direction et l'apprentie.

Le profil recherché

Technique :

­ Maitrise des techniques du secrétariat, logiciels (word, excel, power point)

­ Capacité rédactionnelle

­ Organisation et méthode

Relationnel :

­ Accueillir et communiquer en bonne connaissance de l’institution et des règles de communication écrites et parlées

­ Avoir la mémoire des noms, des visages, des messages et évènements

­ Savoir respecter les usages de discrétion et de confidentialité

­ Animer une équipe

­ Posséder le sens des priorités et savoir les mettre en action

­ Savoir proposer des solutions, anticiper les demandes

­ Posséder le sens du contact, de la représentativité, être dynamique et organisée

­ Capacité d’écoute et de formation

­ Sens de l’organisation

­ Autonomie

Connaissances :

­ Connaissance de l’institution et des interlocuteurs internes et externes et partenaires de la Direction

­ Connaître l’essentiel des dossiers clés de la direction et ceux où elle est impliquée

­ Aptitude à appréhender le fonctionnement de la MDPH et à identifier les priorités

­ Maîtriser les techniques d’animation d’équipe

Profil :

Ce poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux bénéficiant d'une expérience confirmée dans le domaine du secrétariat

Spécificités du poste :

Grande disponibilité.

Tous les postes du Conseil départemental du Val-d'Oise sont Handi-accessibles

Si cet avis vous intéresse, merci de bien vouloir vous connecter au site www.valdoise.fr puis de déposer votre CV et lettre de motivation en précisant votre rémunération actuelle ainsi que votre prétention salariale en net/mensuel/12 mois sur l'offre d'emploi référencée 6875/EM avant le 13 novembre 2018.

L'entreprise

Résolument tourné vers l’avenir, le Val d'Oise a fait de l'innovation et de la valorisation des compétences de ses collaborateurs un marqueur du Département. Fort de la création d'une Ecole du Management par l'Innovation, d'une charte sur le télétravail, le Département du Val d'Oise concilie dynamisme et qualité de vie au travail.

Au quotidien, le Conseil départemental valorise ses atouts pour développer son économie locale et favoriser l’accès à un emploi durable.

Le Département du Val d’Oise, ce sont près de 4000 agents répartis sur tout le territoire et plus de 160 métiers différents au service des valdoisiens.