Secrétaire de Direction - H/F

Contenu de l'offre Secrétaire de Direction - H/F chez Dalkia

Lyon (69) Rattaché(e) au Directeur du Centre Opérationnel Habitat/Collectivités Rhône-Alpes de Dalkia Centre EST, vous assurez son secrétariat, gérez son agenda, organisez matériellement ses réunions et ses déplacements.

Vous gérez les appels téléphoniques, le courrier, les mailings, participez à des réunions et rédigez les comptes rendus de réunions, des notes internes. Vous organisez le classement.

Vous organisez des déplacements sous EGENCIA (train, hôtel, voitures).

Vous êtes en charge de la gestion des fournitures et des stocks, la gestion des Fiche de Recueil des Éléments Paie et des notes de frais (enregistrement et envoi).

Vous réalisez la mise à jour des organigrammes sous DRIVE.

Vous procédez aux commandes de cartes de visite, gestion de commandes sous Oracle (suivi des dépenses avec le Contrôleur de Gestion).

Vous êtes en charge de l’organisation des réunions (RDV secteurs avec les REX, Tableaux de Bord, Revues de Performance de Centre, Comités Opérationnels, réunions Secrétaires d’Exploitation, présentation budget, entretiens annuels, entretiens d’embauche Centre, Visites Sécurité par la Hiérarchie, journées sécurité).

Vous négociez les devis fournisseurs

Vous avez en charge la gestion du planning d’astreinte encadrement : établissement, partage sous DRIVE, suivi des modifications et envoi au Service Méthodes pour MAJ des consignes CRC.

Vous assurez le suivi des demandes d’avoir (signature selon délégation, envoi à la Compta, recensement).

Vous assurez le suivi des demandes d'autorisation d'embauche.

Vous assurez le suivi des délégations de pouvoirs (création, signature, recensement sous DRIVE)

Vous gérez l’affichage à votre étage.

Vous avez en charge la gestion du tableau de suivi des RAC et la réalisation de ces derniers en cas de surcharge pour les contrats Essentiels (support aux secteurs et au service commercial).

Vous êtes le référent Réclamations du Centre : création des fiches sous APIA, suivi, relance et clôture, + support au DAC pour l’envoi des questionnaires de satisfaction aux clients PREMIUM.

De formation BTS Assistante de Direction/Assistante de Gestion, vous justifiez d'une expérience minimum de 5 acquise sur un poste similaire.
Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques : Excel, Word, PowerPoint, la messagerie Gmail
Sens du service, organisation et rigueur sont autant d'atouts qui vous permettront de réussir dans cette fonction.