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Contenu de l'offre Assistant de direction chez Département des Yvelines

Rattaché à la Direction des Ressources humaines du Conseil Départemental du 78, vous êtes un acteur-clé du bon fonctionnement de la Direction et de l’institution. Vous apportez une aide essentielle à la directrice et son adjointe en termes d’organisation personnelle, de gestion d'agenda, d’information, d’accueil, de gestion et de suivi des dossiers transverses.

Versailles, au sein de la Direction des Ressources Humaines - Direction



Les missions en bref ... Rattaché à la Direction des Ressources humaines, vous êtes un acteur clé du bon fonctionnement de la Direction et de l’institution. Vous apportez une aide essentielle à la directrice et son adjointe en termes d’organisation (gestion d'agenda), d’information, d’accueil, de gestion et de suivi des dossiers.

Au cœur du pilotage de l’action de la DRH, vous assurerez notamment les missions suivantes : l'accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de la DRH ; l'organisation des réunions de la Directrice, de son adjointe et des cadres de la Direction (planification, ordre du jour, compte rendu, suivi) ; gestion du courrier et des parapheurs de la Direction : rédaction et mise en forme de courriers, notes, compte-rendu, suivi et classement des courriers, archivage ; suivi des échéances des projets et les actions de la Direction ; pilotage des tableaux de bord et produit des analyses de données (aisance sur Excel et intérêt pour l’étude et l’analyse de données nécessaires) ; réalisation des travaux en saisie déléguée de la directrice et est en capacité de transcrire numériquement des comptes rendus manuscrits ; gestion de l'accueil des nouveaux arrivants et les mises à jour qui en découlent (organigrammes, accès logiciels, annuaire…) ; gestion de la calculette d’un secteur et gère avec ses collègues les droits d’accès aux autres applicatifs (Sharepoint, Grand angle, Air delib …) ; rédaction des suivi des ordres de mission et des frais de déplacement des agents ; gestion et suivi les commandes : fournitures, papier, enveloppes, consommables … et organise les déménagements (mobilier, matériel)


Autres informations


Date publication site Web 23/09/2020



Vos atouts : CONNAISSANCES :
Excellente maitrise de l’orthographe Outils d’organisation et de gestion du temps de travail, Technique de secrétariat (mailing list, prise de notes…) Logiciels de bureautique, notamment bonne maitrise d’Excel Maîtrise des outils de communication (réseaux sociaux, intranet, Outlook)
APTITUDES REQUISES
Respect des obligations de confidentialité et de discrétion, Adaptabilité (notamment savoir moduler son organisation de travail en fonction de l’activité de la Direction, des périodes de surcharge et des urgences) Rigueur, Diplomatie, Réactivité et proactivité Sens de la communication écrite et orale, Capacité relationnelle, Capacités organisationnelles et rédactionnelles, Connaître le fonctionnement de la collectivité et l'organisation des services du Département.
EXPERIENCES :
4 à 5 ans dans un poste similaire et idéalement dans l'assistanat de Direction de haut niveau


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