Secrétaire de Direction F/H

Contenu de l'offre Secrétaire de Direction F/H chez DEPARTEMENT DU NORD

Lille (59) CDI Sous l’autorité du Directeur de la Direction Territorial de Prévention et d’Action Sociale (DTPAS), il assure et organise le secrétariat du Directeur et de la Direction.

À l’interne, il est en relation avec les Directions, la Direction Générale Adjointe et les cadres de la Direction.

À l’externe, il est en relation avec les partenaires extérieurs et les élus.

Missions Générales :
Préparer, mettre à disposition et suivre les dossiers nécessaires à la Direction.

Respecter les échéances.

Organiser des prises de relais avec les services.

Assurer l’organisation relevant du secrétariat

Assurer la circulation de l’information dans les services

Assurer l’accueil physique et téléphonique

Filtrer et orienter les appels, renseignements

Prendre les rendez-vous

Organiser les réunions

Rédiger et mettre en forme des correspondances courantes (courriers, notes, bordereaux) et documents stratégiques

Missions Spécifiques :
Agendas Directrice / Directrice Adjointe

Planning des intances et gestion des ODJ

Délégations de signature

Réunions / compte rendus

Gestion des interventions politiques /demandes du Cabinet

Interfaces UTPAS / Pôles / autres directions DGSOL

Points éclairs

Profil recherché Techniques de secrétariat :
Maîtriser les techniques de secrétariat : prise de notes, saisie, courriers, mise en forme de documents…

Écrit professionnels :
Disposer d’une bonne aisance rédactionnelle.

Social santé – tronc commun :
Connaître l’organisation des services d’une DTPAS.

Connaître le Règlement Départemental de l’Action Sociale.

Accueil :
Maîtriser les techniques d’accueil physique.

Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique.

Bureautique :
Savoir utiliser un traitement de texte (Word).

Savoir utiliser un tableur (Excel).

Savoir utiliser une messagerie (Outlook).

Savoir utiliser Internet.

Compétences organisationnelles :
Savoir organiser son travail.

Favoriser la bonne circulation de l’information.

Être rigoureux.

Savoir travailler dans l’urgence.

Aptitudes personnelles et savoir-être :
Avoir un bon esprit de synthèse.

Faire preuve de réserve, de discrétion.

Aptitudes relationnelles :
Faire preuve de diplomatie.

Avoir de bonnes capacités d’écoute.

Disposer d’une bonne aisance relationnelle.

Faire preuve d’adaptabilité.

Faire preuve d’esprit d’équipe, de capacité à coopérer.

Organisation de l’Institution :
Connaître les missions, élus et compétences du Département.
Entreprise Collectivité territoriale de proximité, le Département du Nord oeuvre au service de plus de 2 Millions d’habitants dans les domaines de l’Action Sociale, de la Solidarité et de la Santé (protection de l’enfance, aides et insertion pour les personnes handicapées et les seniors, RSA et insertion), de l’Education (collèges), de la Culture et du Sport (conservation du patrimoine et des musées), et contribue activement au développement des territoires et des infrastructures routières.

Chaque jour, ce sont plus de 8000 agents qui mobilisent leur expertise dans 117 métiers, sur tout le territoire du Nord.