Emerite RH recrute pour son client, un des premiers cabinets d'Avocats français spécialisé en stratégies fiscales et juridiques internationales, un/e assistant/e de direction parlant couramment anglais (ou de langue maternelle anglaise) pour l’une des associées du cabinet d'origine américaine.
Le cabinet, situé à la Défense, compte aujourd'hui plus de 500 professionnels parmi lesquels 63 Associés. Il fait partie d’une des premières organisations mondiales de services professionnels et, à ce titre, travaille avec les collaborateurs situés dans 150 pays.
En rejoignant notre client, vous aurez des missions très polyvalentes :
Le secrétariat classique :
Gestion des appels téléphoniques, gestion de l’agenda
Prise de notes
Frappe et mise en page de documents
Mise en forme, copies, couvertures de classeurs
Réservation de salles, de voyages et organisation logistique de réunions. L’organisation
des voyages est le plus important (outil interne, horaires, prix, appels hôtels pour
confirmer)
Gestion du classement des dossiers
Gestion des mails = savoir repérer les demandes urgentes pour
partage auprès de l’équipe si nécessaire
La partie facturation/gestion : (30-40% maximum) :
Saisie des feuilles de temps, des notes de frais.
Etablissement des factures + suivi de la gestion : anticipation des factures à venir (type abonnement, factures mensuelles en fonction du temps passé), préparation des informations pour les managers (état du compte client, préparation des tableaux de suivi des temps y compris avec taux négociés lorsqu’applicable
Etablissement des demandes de conflict check
Préparation des dossiers clients : couverture de classeurs, copies, scan, envoi de plis
Création des relations commerciales, des projets sur le logiciel de gestion
Formation sur les procédures internes aux nouveaux collaborateurs ponctuel
Diverses tâches administratives et de gestion sont également nécessitées par l’activité
Profil :
De formation Bac +2/4 , vous disposez d'une expérience significative dans le domaine de la facturation.
Vous êtes reconnu pour votre initiative, pro-activité, autonomie, flexibilité, adaptabilité relationnelle, votre extrême rigueur et votre fiabilité.
Vous avez un excellent niveau de communication à l’écrit et à l’oral aussi bien en français qu’en anglais
Vous êtes à l'aise dans le suivi de données chiffrées.
Vous bénéficiez d'une maîtrise avancée d'Excel, du pack office et notamment Powerpoint.
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