Assistant de Direction h/f

Contenu de l'offre Assistant de Direction h/f chez Emérite RH

Société :

Emerite RH recrute pour son client, un des premiers cabinets d'Avocats français spécialisé en stratégies fiscales et juridiques internationales, un assistant de direction bilingue anglais (ou de langue maternelle anglaise) h/f pour l’un des associés du cabinet.

Le cabinet compte aujourd'hui plus de 500 professionnels parmi lesquels 63 Associés. Il fait partie d’une des premières organisations mondiales de services professionnels et, à ce titre, travaille avec les collaborateurs situés dans 150 pays.

Mission :

En rejoignant notre client, vous aurez des missions très polyvalentes :

Le secrétariat classique :
 Gestion des appels téléphoniques, gestion de l’agenda
 Prise de notes
 Frappe et mise en page de documents
 Mise en forme, copies, couvertures de classeurs
 Réservation de salles, de voyages et organisation logistique de réunions. L’organisation
des voyages est le plus important (outil interne, horaires, prix, appels hôtels pour
confirmer)
 Gestion du classement des dossiers
 Gestion des mails = savoir repérer les demandes urgentes pour
partage auprès de l’équipe si nécessaire

La partie facturation/gestion : (30-40% maximum) :

 Saisie des feuilles de temps, des notes de frais.
 Etablissement des factures + suivi de la gestion : anticipation des factures à venir (type abonnement, factures mensuelles en fonction du temps passé), préparation des informations pour les managers (état du compte client, préparation des tableaux de suivi des temps y compris avec taux négociés lorsqu’applicable
 Etablissement des demandes de conflict check
 Préparation des dossiers clients : couverture de classeurs, copies, scan, envoi de plis
 Création des relations commerciales, des projets sur le logiciel de gestion
 Formation sur les procédures internes aux nouveaux collaborateurs ponctuel

Diverses tâches administratives et de gestion sont également nécessitées par l’activité

Profil :

Profil :

De formation Bac +2/3 en gestion, vous disposez d'une expérience significative dans le domaine de la facturation.

Vous êtes reconnu pour votre initiative, pro-activité, autonomie, flexibilité, adaptabilité relationnelle, votre extrême rigueur et votre fiabilité.

Vous avez un excellent niveau de communication à l’écrit et à l’oral aussi bien en français qu’en anglais

Vous êtes à l'aise dans le suivi de données chiffrées.

Vous bénéficiez d'une maîtrise avancée d'Excel, du pack office et notamment Powerpoint.