Assistant de Direction Générale F/H H/F

Contenu de l'offre Assistant de Direction Générale F/H H/F chez EST METROPOLE HABITAT

Missions propres à la gouvernance administrative du GIE :

Planifier et organiser les réunions statutaires du GIE (Conseil d'Administration, Assemblée générale, Copil, CODIR, séminaire, ...) : réaliser les convocations, la préparation des dossiers, la réservation des lieux et l'organisation des salles, … -S'assurer de la présence des participants (quorum). Cette activité induit une gestion d'agendas multiples (les 4 Présidents et 4 Directeurs des membres du GIE).

Elaborer ou relire les rapports des Conseils d'Administration (CA), résolutions des Assemblées Générales (AG), procès-verbaux, rapports, compte-rendu, courriers notes, … En assurer la diffusion. Organiser et renforcer le lien à 3 niveaux :
Identifier les informations transversales, communes à l'ensemble des salariés du GIE pour les partager. Garantir une bonne communication entre les services. Etre l'interlocuteur central des 4 Directeurs des structures membres en vue de faciliter leur collaboration sur les projets portés par le GIE. Créer et entretenir des relations continues et efficaces avec l'ensemble des partenaires. Participer activement à la qualité de l'image du GIE par le professionnalisme des approches, la qualité des dossiers tenus et de leur suivi.
Missions propres au fonctionnement financier, communication et RH de la structure :
Construire et suivre le budget annuel du GIE : masse salariale et frais de fonctionnement principalement. (pour un montant d'environ 1 500 000 €) Assurer le traitement de toute facture adressée au GIE. Participer à la clôture des comptes du GIE (échanges d'information avec le Commissaire aux comptes, contrôleur de gestion,…). Contrôler et garantir le suivi administratif et financier des projets du GIE financés dans le cadre d'appels à projets. Gérer la conception et l'édition de supports de communication interne et/ou externe du GIE : recueillir les informations, assurer le rédactionnel et la mise en page des articles. (réseaux sociaux, presse, …). Gérer la communication événementielle (ex: évènement partenarial annuel : le barbecue du GIE ; inaugurations d'opérations tout au long de l'année) : proposer un déroulé et un contenu adapté à l'événement, organiser et gérer l'organisation des activités, la réservation des équipements, l'invitation des partenaires, … Etre support de l'équipe : réservation de déplacements, commandes de fournitures, classements et archivages administratifs du GIE, suivi des plannings de congés, animation de réseaux internes entre salariés et structures membres, etc.
Pour toutes ces missions, l'assistant du GIE bénéficie des directions dites "support" d'EMH (secrétariat général, administratif et financier, systèmes d'informations, communication, ressources humaines).

Profil

Disposant d'un sens avéré du service rendu, vous êtes organisé(e), réactif(ve). Vous faites preuve de rigueur, de disponibilité dans le suivi des dossiers et de discrétion. Vous êtes à l'aise dans le suivi administratif, financier et juridique ainsi que dans la communication.

D'un excellent relationnel, facilitateur(trice) et force de proposition, vous savez travailler pour différentes équipes et vous adapter à des interlocuteurs de tous niveaux.

Autonome et agile, sachant gérer les priorités, vous aimez occuper un rôle de coordination dans un environnement atypique.

Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (Pack Office, outils collaboratifs, internet) et reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles.

De formation Bac+2 / BTS Assistant de Direction ou autre domaine de l'assistanat, vous justifiez d'une expérience confirmée et réussie sur un poste similaire. Une connaissance des spécificités d'un GIE et une expérience en communication représentent des atouts supplémentaires.

Fourchette de salaire

25-30 k€

Localisation du poste

Département / Région

France, Auvergne - Rhone-Alpes, Rhône (69)

Lieu

53 avenue Paul-Krüger - BP 45030 69602 VILLEURBANNE CEDEX

Critères candidat

Niveau de diplôme

Niveau III - Bac+2 (BTS, DUT,…)

Expérience

Au minimum 5 ans