SECRETAIRE DE DIRECTION (F/H)

Contenu de l'offre SECRETAIRE DE DIRECTION (F/H) chez Expectra

Description du poste

Sous l'autorité du Directeur, vous intervenez dans la gestion du secrétariat de la structure.
A ce titre, vous établissez les comptes rendus des réunions, vous procédez à la tenue des agendas, gérez les rendez-vous ou réunions et assurez la coordination entre les acteurs
En parallèle, vous intervenez dans l'administration du personnel, vous tenez à jour les registres légaux (personnel, sécurité, accessibilité) et les affichages au sein du service
Vous créez et tenez à jour les dossiers du personnel et mettez en œuvre les formalités administratives concernant le personnel (arrivée, changements et départ de salariés). Vous vous assurez également du respect des échéances (fins de contrats, variables de paie, visite médicale…)
Vous informez le pôle comptable des changements de situations du personnel (absences, changement administratif, données de paie…) Vous effectuez le suivi des heures de travail, vous collectez et vérifiez les variables de paie à transmettre au Pôle dédié.
Vous assurez le traitement des notes de frais et des remboursements faits au personnels (acomptes, avances, décaissements…). Vous vérifiez la prise en compte des variables sur les bulletins avant validation définitive. Vous éditez et remettez les bulletins de paie aux salariés.
Vous organisez et assurez un classement pour le partage et la conservation de l'information, vous préparez les éléments nécessaires à la réalisation des enquêtes régulières (ANAP, DREES, SERAPHIN-PH, FEHAP, CREAI…)
Enfin, vous intervenez sur quelques tâches comptables, vous gérez les remboursements en espèce au sein du service et effectuez les contrôles de caisse sous la responsabilité du Directeur.
Vous contrôlez et enregistrez les factures reçues avant transmission au pôle concernant, vous effectuez le suivi des refacturations internes.
Vous gérez les ressources matérielles courantes et les fournitures (traitement des commandes, établissement de bons de commande)

Ce poste est à pourvoir en CDI sur le secteur de Yutz.

La rémunération est à définir en fonction de votre expérience.

Description du profil

Titulaire d'une formation Bac +2 de type BTS assistant de direction ou équivalent, vous bénéficiez d'une expérience de 5 ans minimum en assistanat de direction.
Vous êtes rigoureux et disponible.
Vous êtes reconnu et apprécié pour les qualités suivantes : confidentialité, réactivité, sens de l'organisation et de la gestion des priorités, aisance relationnelle et rédactionnelle, capacité à gérer votre temps, et maîtrise du pack office.