Adjoint administratif ou assistant(e) medico-administrative h/f à 100% mÉtier : assistant de

Contenu de l'offre Adjoint administratif ou assistant(e) medico-administrative h/f à 100% mÉtier : assistant de chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

GROUPEMENT HOSPITALIER CENTRE (Hôpital Edouard Herriot)
SERVICE : DIRECTION DU GROUPEMENT

Le Groupement Hospitalier Centre totalise 1074 lits et places d'hospitalisation. Il regroupe l'hôpital des Charpennes, le centre de soins dentaires et l'hôpital Edouard Herriot. Ce dernier dispose de services d'excellence dans quasiment toutes les spécialités médicales et chirurgicales, avec des services phares : la chirurgie d'urgence, la chirurgie orthopédique, les transplantations et l'immunologie, la rhumatologie, l'hépato-gastroentérologie, la médecine et la chirurgie vasculaires, la néphrologie-dialyse, la médecine du vieillissement, le traitement des grands brulés…
L'hôpital Edouard Herriot offre un accueil des urgences 24h sur 24h pour les urgences médicales, chirurgicales et ophtalmologiques et un accueil des urgences dentaires de jour. Il héberge également le SAMU et le centre de médecine hyperbare.
Il dispose également d'un pôle de santé publique avec une permanence d'accès aux soins (PASS), le planning familial, un centre de prise en charge des IVG, des consultations d'accompagnement et de prise en charge des addictions, un centre de dépistage des maladies sexuellement transmissibles…
Enfin, l'hôpital Edouard Herriot abrite des centres de recherche dans le domaine de la rhumatologie (unité INSERM), la banque des tissus et le centre de recherche sur les substituts cutanés.
L'hôpital Edouard Herriot comprend plus de 4000 professionnels, dont plus de 500 médecins et totalise plus de 100000 passages aux urgences, 250000 interventions chirurgicales et près de 300000 consultations chaque année.

PRESENTATION DE LA DIRECTION

La Direction du Groupement Hospitalier Centre est composée d'un Directeur de Groupement, d'un Directeur Adjoint, d'un Référent Usagers et de trois secrétaires (3 ETP).
Le secrétariat de Direction est composé de deux assistantes de direction affectées individuellement au Directeur et au Directeur Adjoint, ainsi que d'un adjoint administratif en charge des demandes de communication des dossiers médicaux.

PRESENTATION DE L'UNITE

Le secrétariat de direction est composé de deux Assistantes de Direction (2 ETP) :

Une Assistante qui gère principalement le secrétariat du Directeur
Une Assistante qui gère principalement le secrétariat du Directeur Adjoint

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Le poste à pourvoir est un poste à plein temps au sein du Secrétariat de Direction du Groupement, pour assurer principalement le secrétariat du Directeur de Groupement, et sous sa responsabilité directe.

DOMAINES D'ACTIVITE ET PRINCIPALES TACHES DU POSTE

Gestion « agenda » :

 Organisation de réunions (agenda, ordre du jour, mise en forme des supports, etc.)
 Gestion des agendas des Directeurs (prise de RV, organisation de réunions via l'outil Outlook …)
 Gestion des salles (réservations pour les différentes réunions organisées par la Direction mais également pour différents interlocuteurs en lien avec la Direction)
 Organisation des points hebdomadaires et mensuels en lien avec les Directeurs et leurs interlocuteurs directs
 Organisation et préparation quotidienne de réunions et installation des équipements si besoin.

Gestion des astreintes de Direction :

 Préparation du tableau annuel de garde des Directeurs
 Préparation hebdomadaire des bons de transport de la mallette de garde
 Préparation et diffusion hebdomadaire du tableau de garde des Directeurs, Cadres de Santé, Cadres Supérieurs de Santé et du personnel paramédical

Instances
 Organisation et suivi des instances telles que : Comité d'Hygiène et de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT), du Comité Technique d'Etablissement Local (CTEL) de la Commission Médicale d' Etablissement Locale (CMEL)

Accueil physique et téléphonique :

 Accueil, information, gestion des appels téléphoniques

Saisie / Courriers

 Rédaction, frappe des courriers et comptes rendus de réunions, diffusion d'informations, suivi des courriers à la signature de la Direction Générale
 Réception, tri, enregistrement et dispatching du courrier reçu

Relations avec les usagers :
 Accueil des usagers souhaitant obtenir communication de leur dossier médical en l'absence de la personne dédiée à cette mission
 Contribution ponctuelle à la gestion du secteur des réclamations des usagers et communication des dossiers médicaux en lien avec le Référent Usager

Suivi de dossiers divers et variés
 Mise à jour de l'annuaire téléphonique du Groupement et autres supports de communication interne et externe
 Enregistrement des fiches de violence

Les deux Assistant(e)s de direction doivent être totalement polyvalentes et assurer la continuité du service.

SAVOIRS FAIRE ET SAVOIRS ETRE

 Connaissance et expérience du travail en secrétariat de...