Assistant de Direction 50%

Contenu de l'offre Assistant de Direction 50% chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

DÉFINITION GÉNÉRALE DU POSTE
-Le profil est orienté sur des missions d'assistant de direction : poste vacant à pourvoir, objet du présent profil de poste.

PRINCIPALES ACTIVITÉS DU POSTE D'ASSISTANT DE DIRECTION
• Coordonner et gérer les plannings de la Direction de l'I-Vie (agendas, organisation de réunions, réservation de salles, de véhicules, déplacements…)
• Assurer le suivi des dossiers des instances de l'I-Vie (CoDir, CoMed, CoMS…) et des groupes de travail pluridisciplinaires et transversaux
• Assurer le suivi du courrier et de la messagerie (réception, diffusion, réponses, signatures DG)
• Assurer le secrétariat de l'I-Vie : convocation réunions, réservation de salles, préparation des salles
• Assurer le suivi administratif des conventions
• Assurer l'accueil physique et téléphonique (orientation et information)
• Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs vers le service ou la personne compétente dans les meilleurs délais
• Veiller à la mise à jour des différents documents de communication externes et internes (annuaires, organigrammes)
• Saisir, mettre en forme, éditer, classer, archiver des documents (courrier, rapports, publications, supports de présentation)
• Assurer la gestion et le suivi des consommables de papeterie et informatique en collaboration avec le secrétariat de la Doqru
• Mettre à jour et faire évoluer la gestion documentaire du secrétariat
• Garantir la confidentialité des informations
• Travailler en lien avec le secrétariat du Directeur Médical de l'I-Vie et avec les secrétariats des Directeurs référents de gériatrie des Groupements Nord, Centre et Sud

LIENS HIERARCHIQUES
Le Directeur de l'I-Vie
Le Directeur Coordonnateur Général des Soins de l'I-Vie

LIENS FONCTIONNELS

Les chefs de pôle
Les cadres et cadres supérieurs des pôles
Les personnels de la DPMT et des pôles
COMPETENCES REQUISES
Le candidat devra :
• Justifier d'une expérience en secrétariat de direction,
• Maîtriser la bureautique informatique et son environnement (Word, Excel, Powerpoint, Outlook),
• Savoir rédiger des documents
• Savoir gérer un système de classement
• Etre en capacité de hiérarchiser les priorités et de proposer des actions d'amélioration au niveau organisationnel et des outils de travail

QUALITÉS et COMPETENCES REQUISES
Le candidat devra faire preuve :
• d'une bonne capacité d'écoute
• d'un sens de la communication
• de capacité de gestion des priorités
• d'initiative
• de sens des responsabilités
• de tact, de discrétion
• de rigueur dans l'exécution des tâches qui lui seront confiées
• d'adaptabilité
• de disponibilité
• d'esprit d'équipe
• de ponctualité et d'assiduité

Par ailleurs il devra respecter les règles de confidentialité et de secret professionnel qui prévalent dans la fonction publique hospitalière.

CONDITIONS DE TRAVAIL - EVOLUTION DU POSTE
Le poste proposé est un poste à temps complet sur la base :
d'une durée hebdomadaire de travail est 17 h 30
de repos hebdomadaires fixes (samedi, dimanche)
d'un nombre de congés annuels fixé à 28 jours (de 3h30)
Ce dispositif s'appuie sur la règlementation en vigueur aux HCL et peut être modifié en fonctions des évolutions règlementaires et des organisations de travail.