ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

POSITION DANS LA STRUCTURE :
Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
• Le Directeur de l'établissement, son adjoint
Liaisons fonctionnelles :
• L'attaché d'administration, responsable du secrétariat général ;
• l'adjoint des cadres
Présentation du service : 3 assistantes de direction
HORAIRES DE TRAVAIL : horaires de jour sur la base de 35h (possibilité de temps partiel)

MISSIONS DU POSTE
Missions principales :

1/Assurer la gestion des tâches administratives liées à la Direction
2/ Jouer un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs du pôle management de la Direction Commune CHSF/CHA, des tutelles et des établissements membres du GHT Ile de France Sud - partenaires associés

Missions permanentes :

- Organisation de la vie professionnelle des responsables hiérarchiques (gestion des agendas, organisation des réunions, visites, conférences ou autres évènements ainsi que les déplacements) ;
- Ouverture du courrier, enregistrement du courrier de la direction générale avec la traçabilité de la diffusion et du suivi des réponses ;
- Gestion documentaire et classement adapté ;
- Revue d'agenda hebdomadaire ;
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique avec reproduction/transmission /suivi ;
- Accueil téléphonique et physique en ayant le souci de répondre aux attentes ;
- Réception, traitement et diffusion de l'information ;
- Exercer une polyvalence des tâches avec les autres assistantes afin d'assurer la continuité du service ;
- Assurer le traitement et le suivi des divers courriels ;
- Gestion et participation aux réunions institutionnelles, divers comités de Direction, instances (Directoire et Conseil de Surveillance) ainsi que celles du GHT : rédaction des ordres du jour, prise de notes, formalisation des comptes rendus et des relevés de décisions.
- Secrétariat de la cellule de crise.

Missions spécifiques et particularité du poste

- Gestions des salles, des clés, installation des vidéoprojecteurs et autres équipements audio;

- Participer à des travaux de recherche de documents officiels sollicités dans le cadre de la constitution des dossiers ;

- Gestion des fournitures de bureau, des consommables pour le Directeur et le secrétariat ;

- Mise à jour des bases de données et des listings ;

- Autres tâches en fonction des besoins.

COMPETENCES REQUISES

- Sens du travail en équipe, capacité d'initiative et d'anticipation ;

- Se maîtriser en toute situation et surtout en situation de crise sanitaire ;

- Maîtrise des logiciels bureautiques et des matériels connexes ;

- Prise de note et rédaction ;

- Savoir prioriser les tâches et gérer l'urgence ;

- Très bonne présentation et expression orale ;

- Aisance relationnelle ;

- Discrétion absolue, loyauté, rigueur ;

- Disponibilité (savoir se rendre disponible en toute situation liée à l'urgence) ;

- Sens de la méthode ;

- Savoir garantir la polyvalence des tâches avec l'équipe du secrétariat général ;

- Esprit collectif - coopératif et entraide mutuelle.