ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

IDENTIFICATION DU POSTE

FONCTION : Assistante de direction partagée entre la Direction des Finances/Contrôle de gestion/Performance (50 %) et la Direction du Système d'information (50 %) SIH.
Polyvalence mutuelle avec le Secrétariat Général rattaché à la Direction Générale.

GRADE : adjoint administratif - Catégorie C
Ouverture du poste aux titulaires de la fonction publique et contractuels

POSITION DANS LA STRUCTURE :

Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
Le Directeur des Finances
Le Directeur SIH
Liaisons fonctionnelles :
Les cadres responsables des Finances - Contrôle de Gestion - Ingénieur en organisation - Service Social - Admissions - Facturation - DIM
Les responsables de secteur au niveau du SIH
La responsable du secrétariat général

HORAIRES DE TRAVAIL : horaires de jour sur la base de 35h

MISSIONS DU POSTE :

Missions principales :
1/Assurer la gestion de toutes les tâches administratives liées au poste et à sa configuration partagée (DAF - DSIH)
2/ Jouer un rôle d'interface auprès des équipes de l'ensemble du pôle management - du DIM, du Commissaire aux Comptes dans le cadre de la certification des comptes, des Autorités de Tutelle, des établissements membres du GHT Ile de France Sud, de la CPAM et autres organismes bancaires et financiers.
3/ Participer en lien avec sa hiérarchie à la mise en oeuvre administrative de la Direction Commune CHSF / CHA au 1er janvier 2020 sur le volet Finances, Contrôle de Gestion - Performance - Système d'information - Service Social - Admissions - Facturation.

Missions permanentes :
- Organisation de la vie professionnelle des responsables hiérarchiques (gestion des agendas),
- Organisation des réunions ;
- Ouverture du courrier, enregistrement du courrier avec la traçabilité de la diffusion et du suivi des réponses ;
Garantir dès que nécessaire une polyvalence des tâches avec les assistantes du Secrétariat
Général afin d'assurer la continuité requise sur le pôle et ce, vice et versa ;
- Gestion documentaire et classement adapté ;
- Préparation hebdomadaire de la Revue d'agenda
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique avec reproduction/transmission /suivi ;
- Accueil téléphonique et physique en ayant le souci de répondre aux attentes ;
- Réception, traitement et diffusion de l'information ;
- Assurer le traitement et le suivi des divers courriels ;
- Gestion et participation aux réunions institutionnelles liées au CSSI et aux comités : rédaction des
ordres du jour, prise de notes, formalisation des comptes rendus et des relevés de décisions.
Missions spécifiques et particularité du poste
- Gestions des salles, des clés, installation des vidéoprojecteurs et autres équipements
informatiques;
- Gestion des fournitures de bureau, des consommables ;
- Mise à jour des bases de données et des listings ;
- Autres tâches en fonction des besoins.
Compétences requises
- Sens du travail en équipe, capacité d'initiative et d'anticipation ;
- Se maîtriser en toute situation ;
- Maîtrise des logiciels bureautiques et des matériels connexes ;
- Prise de note et rédaction ;
- Savoir prioriser les tâches et gérer l'urgence ;
- Très bonne présentation et expression orale ;
- Aisance relationnelle ;
- Discrétion absolue, loyauté, rigueur ;
- Disponibilité ;
- Sens de la méthode et de l'intérêt collectif
- Savoir s'adapter à toute situation de crise.