ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION H/F chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

Poste à pourvoir: à la Direction des Achats, de la Logistique, des Investissements et du Patrimoine (DALIP)

LIAISONS FONCTIONNELLES :
Internes à la DALIP
• Responsable du service technique
• Responsable du Biomédical
• Responsable de la Logistique
• Responsable des Achats
• Les cadres de la DALIP
• Les gestionnaires

Internes CHSF
• Direction Générale
• Les Directions de l'établissement (DRH, DSI, Dir. Des Soins, Dir. Juridique,,Dir. Finances,…)
• L'ensemble des cadres de l'établissement (de soins, médico-techniques, techniques, logistiques, administratifs,…) en tant qu'utilisateurs et clients internes.

Externes
• Les fournisseurs
• Les groupements d'achats (RESAH, UGAP, UniHA, SIGEIF,…)
• Les fonctions Achats et Logistiques d'autres établissements
• Le Trésor Public.

PRESENTATION DU SERVICE :
• La Direction des Achats, de la Logistique, des Investissements et du Patrimoine (DALIP) regroupe quatre services : Service Technique, Service Biomédical, service logistique et service achats

HORAIRES DE TRAVAIL :
• Temps plein (Conformément à la charte du temps de travail du CHSF)

MISSIONS DU POSTE

Mission Générale

• Assurer la gestion de toutes les tâches administratives liées à la DALIP.
• Jouer un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs.
• Aider les services sur la gestion de la facturation fournisseur

Missions :
• Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...) ;
• Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
• Traite et transmet les décisions, les notes de service ;
• Prend en charge le suivi complet de dossiers ponctuels
• Ouverture du courrier, enregistrement du courrier de la DALIP avec la traçabilité de la diffusion;
• Gestion documentaire et classement adapté ;
• Gestion du Temps de Travail des Cadres de la DALIP, des Agents des Achats et du service technique;
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique avec reproduction/transmission ;
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) ;
• Accueil téléphonique et physique en ayant le souci de répondre aux attentes ;
• Réception, traitement et diffusion de l'information;
• Exercer une polyvalence des tâches avec l'autre assistante afin d'assurer la continuité du service;
• Aider les services sur la gestion de la facturation fournisseur (contrôle facture et traitement pour facturation)
• Assurer le traitement et le suivi des divers courriels ;

Niveau de formation et expérience
• Bac +2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction,
• Expérience dans le secrétariat ou fonction similaire souhaitée.

Compétences Requises
• Connaissance de l'outil informatique (Bureautique Word, Excel, Power Point, Messagerie électronique et Internet)
• Connaissance de l'outil Gestion Économique et Financier
• Connaissance de l'outil Gestion du Temps de Travail
• Respect de la confidentialité
• Autonome et dynamique
• Force de proposition
• Capacité de communication
• Capacité d'anticipation
• Capacité d'écoute, Qualités relationnelles
• Esprit d'ouverture et d'initiative