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Fédération Hospitalière de France

Paris, Ile-de-France 15/09/2020
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Description du poste

Descriptif

GROUPE HOSPITALIER : AP-HP. CENTRE - UNIVERSITE DE PARIS
ETABLISSEMENT(S) : Cochin, Hôtel-Dieu, Broca - La Collégiale
ADRESSE(S) : 27, rue du Faubourg Saint-Jacques 75014 Paris
PERSONNE A CONTACTER

Charlotte CARDIN - DRH Adjointe APHP. Centre-Université de Paris, et Alexandre FRITSCH, DRH Adjoint APHP. Centre - Université de Paris
************** /10 23
DATE DE MISE A JOUR Septembre 2020

INTITULE DU POSTE

Assistant de direction

METIER

Assistant de direction - Code métier : 45 S 301

GRADE
Adjoint des cadres / Assistant médico-administratif

DIRECTION
INTITULE
Direction des Ressources Humaines et des Relations sociales

SERVICE

SERVICE

Le GHU AP-HP. Centre-Université de Paris regroupe les sites Broca La Collégiale, Cochin, Corentin-Celton, Hôpital européen Georges-Pompidou, Hôtel-Dieu, Necker Enfants Malades et Vaugirard. Il dispose de près de 3 600 lits et 530 places qui couvrent l'ensemble des domaines MCO, SLD et SSR, adulte et enfant.
• Le GHU réalise 288 500 séjours MCO par an (hospitalisation complète et hôpitaux de jour).
• Les SAU accueillent 220 000 passages,
• Les Maternités réalisent 8500 accouchements
• Le budget d'exploitation du GHU est de 1539 M d'euros
• Les effectifs médicaux sont de 2100 médecins (hors internes et étudiants)
• Les effectifs soignants, administratifs, techniques et logistiques sont de 13 150 ETP pour une masse salariale de 613 M d'€

PRESENTATION

Sous la responsabilité du Directeur des Ressources Humaines et des relations sociales du groupe hospitalo-universitaire AP-HP. Centre - Université de Paris, la Direction des ressources humaines et de la politique sociale est composée comme suit :
• 1 DRH AP-HP. Centre - Université de Paris en transversal
• 4 DRH adjoints positionnés sur les différents hôpitaux du groupe hospitalo-universitaire dont l'un est également directeur délégué du site Hôtel-Dieu,
• 3 Attachés d'administration hospitalière adjoints aux DRH adjoints positionnés chacun sur un des 3 établissements de référence (Necker Enfants-Malades, Hôpital Européen Georges-Pompidou, Cochin)

• Un département en charge du dialogue social en transversal
• Un département contrôle de gestion en transversal
• Un département de la gestion de la carrière et de la paie en transversal : sous la responsabilité de 2 AAH
• Un département de la gestion des temps et des protocoles en transversal
• Un département gestion des risques professionnels et SST en transversal
• Un département formation et développement des compétences en transversal
• Un secteur petit enfance regroupant l'ensemble des crèches du groupe hospitalo-universitaire

Le secrétariat de la Direction des Ressources Humaines est mutualisé avec le secrétariat de la Direction des soins et activités paramédicales. Trois personnes constituent ce secrétariat mutualisé, pour le moment sur deux étages dissociés, et à terme dans un seul bureau.


LIAISONS

HIERARCHIQUES
Le Directeur des Ressources Humaines et des Relations sociales de AP-HP. Centre - Université de Paris
Les deux DRH adjoints, en charge des sites Cochin, Hôtel-Dieu et Broca-La Collégiale

________________________________________
FONCTIONNELLES
L'équipe de la Direction des Ressources Humaines du GHU
Les professionnels de la DRH locale
Le Coordonnateur général des soins, la Coordinatrice générale des soins adjointe et ses collaborateurs de la Direction des soins et des activités paramédicales
L'ensemble des cadres et responsables des services du GHU
Les représentants des organisations syndicales

ACTIVITES

En binôme avec sa collègue assistante de direction, l'assistant de direction garantit la qualité de l'accueil et l'orientation des différents interlocuteurs de la Direction des Ressources Humaines :
- Gestion de l'agenda des deux Directeurs adjoints des Ressources Humaines et de leur adjoint sur Outlook Exchange
- Accueil, filtrage et gestion des appels téléphoniques, télécopies et mails
- Traitement du courrier arrivé, dispatching et suivi
- Enregistrement du courrier via un chrono partagé avec la Direction des soins
- Frappe et mise en forme de documents (notes, lettes, compte-rendu…)
- Organisation des réunions à l'échelle du GHU, des rendez-vous individuels et préparation des dossiers
- Rédaction de courriers et comptes-rendus
- Suivi des ordres de missions
- Photocopies, classement
- Gestion des stocks de fournitures
- Gestion d'informations relatives aux Commissions Administratives Paritaires du GH et transmission des convocations
- Suivi de la mise à jour du dossier commun informatique DRH
- Participation à l'alimentation et mise à jour de l'intranet (partie DRH)
- Intérim du secrétariat de la Direction des soins en cas d'absence

MISSIONS PONCTUELLES :

- Organisation des Commissions de Sélection
- Suivi et gestion des recensements des grévistes
- Appui au chargé des relations sociales dans l'organisation des instances
- Suivi des dossiers décès (mail d'information à l'ensemble du personnel, DA pour gerbe …)

QUOTITE DE TRAVAIL
100%

ORGANISATION DE TRAVAIL
7h30

COMPETENCES ATTENDUES

SAVOIR FAIRE
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Connaissance des outils bureautiques (Powerpoint, Excel, Word…)
- Connaissance des techniques d'archivage et de classement

SURVEILLANCE MEDICALE
« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé ».
« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer ».

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Localisation

Zoom sur le métier de : Assistant de direction marketing

Suivi de l'offre de produits, analyses statistiques, création de supports commerciaux, recherche de fournisseurs... l'Assistant marketing se doit d’être polyvalent et compétent pour épauler et assurer les différentes tâches du service marketing d’une entreprise.



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