Assistant(e) à la direction des affaires médicales

Contenu de l'offre Assistant(e) à la direction des affaires médicales chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

Poste à pourvoir en CDD ( 7 mois)
A temps plein au sein de la direction des affaires médicales
Vous êtes titulaire d'un BTS Assistant manager/ de gestion et justifiez d'une expérience dans le métier

Sous l'autorité de la directrice des affaires médicales, vous serez en charge du secrétariat, de la politique qualité et de la gestion des instances.


Activités principales :

Secrétariat de la direction des affaires médicales

- Gestion de l'agenda électronique de la directrice des affaires médicales,
- Organisation et préparation des RDV,
- Accueil physique et téléphonique,
- Préparation des réunions et des déplacements extérieurs (conseil de surveillance, directoire, conseil de direction, autres réunions…),
- Courriers,
- Participation aux réunions de service,
- Tenue et mise à jour des listes de distribution outlook gérées par la DAM (DMP et chefs de services, PH et PH chefs, médecins contractuels, assistants, attachés, DAM),
- Tâches ponctuelles confiées par l'attaché d'administration aux affaires médicales,
- Commandes fournitures de bureau et imprimés.


Politique qualité de la direction des affaires médicales

- Elaboration de fiches réflex et de procédures en lien avec les processus spécifiques aux affaires médicales,
- Mises à jour réalisées sur l'outil de gestion documentaire de la qualité,
- Instruction des FEI et partage en réunion de service.



2/ Activités de suivi des instances :

Périmètre : CME et instances émanant de la CME

- Participation aux instances,
- Elaboration des invitations, diffusion des invitations et des ordres du jour aux différents membres, diffusion sur intranet,
- Gestion des tableaux de présence/absences (données à fins statistiques en fin d'année civile),
- Elaboration des bulletins de vote,
- Préparation des réunions : mise en place de la salle, installations des diaporamas des intervenants sur PC…,
- Préparation des dossiers des instances (selon le cas : Président + Directrice générale, Directrice des affaires médicales),
- Prise de notes durant les instances, mise en forme des PV, édition et diffusion des PV et des pièces annexes,
- Participation aux préparatifs Elections liées à la Présidence de la CME,
- Relais des décisions prises par les instances avec les gestionnaires DAM.


Spécificité de l'emploi :


* conditions de travail :
- poste à temps plein
- horaires, contraintes du poste : du lundi au vendredi, en journée discontinue jusqu'à 17h
* conditions particulières :
- mobilité (entre les sites du GHR MSA),
- souplesse dans les horaires de travail en raison notamment des instances ponctuelles



Vos atouts sont les suivants :


- bonne maîtrise de l'outil bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- excellente maitrise d'Outlook, mails et particulièrement le calendrier
- intérêt pour les données quantitatives, sens de l'analyse et de la politique qualité
- capacité à situer son activité dans des organisations complexes
- capacité d'anticipation