Missions :
Assurer l'assistanat de la direction au travers de missions de secrétariat classique et d'assistance sur les dossiers de la direction. En lien avec les deux assistantes de direction du service :
• Gestion de la boîte mail « direction » : impression, transmission et classement
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques et accueil physique des personnes à la Direction générale
• Traitement des courriers, des dossiers, des documents (enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivage)
• Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, compte-rendu, PowerPoint
• Gestion et suivi de dossiers spécifiques à la demande du Directeur et de l'Adjoint au Directeur
• Circulation de l'information entre les secrétariats des établissements
Missions spécifiques :
Assurer le secrétariat du Responsable du mécénat et participer à la mise en place de ce nouveau service,
Assurer le secrétariat d'un Directeur-adjoint - directeur référent d'un pôle de psychiatrie, directeur d'un site hospitalier et chef de projet en pédopsychiatrie : accueil téléphonique, organisation de réunions, rédaction de courriers et de courriels, préparation de dossiers administratifs, participation et comptes rendus de réunions.
Mission ponctuelle : assurer le secrétariat de l'élaboration du projet d'établissement.
Relations hiérarchiques et fonctionnelles
Liaisons hiérarchiques :
• Le Directeur général du GHU Paris
• L'Adjoint au directeur du GHU Paris
• La Responsable des affaires générales
Liaisons fonctionnelles :
L'ensemble des membres de l'équipe de direction et leurs secrétariats respectifs
Contraintes et atouts du poste
Articuler les congés avec les périodes d'activité de la direction générale et notamment des instances, de leur temps de préparation ainsi que des congés des deux autres assistantes de direction du service.
Le poste offre une vision transversale des activités d'un établissement public de santé. Grande diversité des sujets traités.
Profil du (de la) candidat(e) recherché(e)
Diplôme : BAC, BTS ou DUT dans le domaine de l'assistanat ou de l'administration des établissements de santé
Expérience professionnelle : une expérience dans le domaine d'activité est souhaitée
Aptitudes et savoir-faire requis :
• Compétences organisationnelles, rédactionnelles
• Capacité à gérer les priorités et à s'adapter aux différents interlocuteurs
• Travail en équipe
• Rigueur, discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité
• Connaissance de la vie institutionnelle d'un établissement public de santé, appréciée
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