ASSISTANT(E) de DIRECTION

Contenu de l'offre ASSISTANT(E) de DIRECTION chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

Pour un contrat de 2 mois - juillet et août.

A - ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE DE TRAVAIL
A-1 - Activités du secrétariat général
Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l'établissement.
Réception, traitement et filtrage des appels téléphoniques.
Gestion du courrier en binôme : Enregistrement, reproduction et transmission
des courriers et documents, en version papier et/ou en version électronique.
Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser.
Assurer la gestion des demandes de réservation des salles de réunion.
Classement et archivage des dossiers et documents administratifs,
en version papier et/ou en version électronique, conformément au plan
de classement de la Direction générale.
A-2 - Activités spécifiques
Gestion de l'agenda du Directeur : RDV, Réunions, Déplacements.
Planification des rendez-vous, organisation et préparation des réunions.
Constitution et préparation des dossiers pour le Directeur (RDV, Réunions).
Gestion des relations avec les partenaires extérieurs.
Assurer le secrétariat du Conseil de Surveillance (envoi des convocations, rédaction du dossier d'ordre du jour et du diaporama de présentation
en lien avec les directions fonctionnelles, des délibérations et du procès-verbal, relations avec la Mairie et les administrateurs).
Gestion des dossiers et réunions du Groupement Hospitalier de Territoire
de Vaucluse (envoi Mails, convocation réunions et frappe compte-rendu).
Etablir le tableau de garde administrative des directeurs semestriellement.
B - COMPETENCES REQUISES
Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement
de l'établissement.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative
et de secrétariat.
Très bonne maîtrise des techniques bureautiques Word, Excel, Power Point, Internet.
Utilisation des modes de communication (Téléphone, fax, messagerie, agenda électronique).
Qualités d'expression orale et rédactionnelle.
Capacité d'organisation, de synthèse et de gestion des priorités.
Aptitude à travailler en équipe, Polyvalence.
Une expérience hospitalière est un plus.
De formation supérieure Bac + 2 (type BTS Assistante de direction).
C - RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
Hiérarchiques :
Le Directeur du Centre Hospitalier d'Avignon,
Le Directeur adjoint chargé du secrétariat général.
Fonctionnelles :
Les Directeurs adjoints et leurs secrétariats,
Le Président de la Commission Médicale d'Etablissement,
Plus généralement, l'ensemble des professionnels
du Centre Hospitalier d'Avignon (médecins, cadre de santé),
Les partenaires extérieurs (ARS, Délégation Territoriale, Mairie,
autres établissements de santé …).
D - OBLIGATIONS LIEES AU POSTE
Discrétion, sens de la confidentialité.
Bon relationnel, bonne présentation.
Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode.
Savoir travailler dans l'urgence.
Disponibilité horaire.