ASSISTANT (E) DE DIRECTION

Contenu de l'offre ASSISTANT (E) DE DIRECTION chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

ACTIVITES PRINCIPALES ET SPECIFICITES
Affaires générales :

- Garantir la bonne transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés et assurer un suivi des dossiers relevant de la Direction générale et de la Présidence de la CME
- Assurer un suivi des courriers et des mails adressés à la Direction générale (diffusion, délais)
- Préparer des courriers et des notes
- Assurer un suivi des actions et évènements institutionnels
- Assurer la coordination des enquêtes
- Participer au suivi des coopérations avec la Direction des affaires médicales et des coopérations
- Elaborer et actualiser les tableaux de gardes administratives et de congés de l'équipe de direction

Management du secrétariat de direction :
- Gérer les plannings et le temps de travail des membres de l'équipe du secrétariat de direction
- Assurer un suivi des missions confiées et l'évaluation des membres de l'équipe du secrétariat placés sous son autorité.

Missions communes :

- Accueil physique et prise en charge de toute personne se présentant au secrétariat
- Traitement et orientation des appels et des messages téléphoniques
- Enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivages des documents : courriels, courriers, notes, rapports des documents du secrétariat de direction et de la Présidence de la CME
- Traitement et mise en forme de documents, rapports et courriers après validation du Directeur ou du Président de la CME
- Gestion des plannings du Directeur ou du Président de la CME
- Préparation et organisation de réunions internes et externes
- Préparation et suivi des dossiers du Directeur ou du Président de la CME
- Coordination des déplacements du Directeur ou du Président de la CME
- Gestion de la circulation des informations et décision des priorités d'activités au quotidien au regard de différentes alternatives.
- Assurer le lien entre le Directeur et ses collaborateurs et les intervenants extérieurs
- Reproduction de documents ; réservation et gestion des salles avec matériel audio et vidéo

Missions spécifiques à titre principal :

- Gestion et coordination des Instances de l'établissement, en lien avec les directions fonctionnelles concernées (élaboration du calendrier prévisionnel, préparation des ordres du jour, convocations, production des fiches techniques, prise de notes et rédaction des PV)
- Gestion et coordination des Instances du Groupement Hospitalier de Territoire Ouest Audois (élaboration du calendrier prévisionnel, préparation des ordres du jour, convocations, production des fiches techniques, prise de notes et rédaction des PV)
- Gestion des évaluations des directeurs
- Suivi des délégations de signature
- Rédaction et suivi des décisions du Directeur
- Lien entre le Directeur et les tutelles
- Lien entre le Directeur et ses collaborateurs
- Lien entre le Directeur et le Président de CME
- Appui du Directeur dans ses différentes fonctions (administrateur, trésorier…..)

Liaisons fonctionnelles
- Président de la CME,
- L'ensemble les Directions fonctionnelles
- Autres Etablissements publics et privés
- Autorités de tutelles
- Chefs de pôle, responsables UMA …

Qualifications requises


- Dynamisme
- Discrétion, confidentialité, loyauté
- Rigueur, méthode et autonomie
- Anticipation
- Disponibilité, réactivité
- Capacités d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Diplomatie
- Aptitudes relationnelles
- Capacités à travailler en équipe
- Connaissances du fonctionnement administratif et juridique de l'hôpital
- Maîtrise de la gestion de projets
- Capacités rédactionnelles
- Maîtrise de l'outil informatique