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Contenu de l'offre Assistant(e) de Direction chez Fédération Hospitalière de France
Description du poste
DescriptifLe Groupement Hospitalier de Territoire Plaine de France (Saint-Denis/Gonesse) recherche pour le service de la Direction des Systèmes d'Information (DSI) situé à Gonesse Un(e) Assistant(e) de direction.
Missions générales :
Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,.). Préparation et Suivi Budgétaire, Relation avec les fournisseurs
• SECRETARIAT
Gestion de l'Agenda du DSI
Réception et traitement du courrier
Accueil téléphonique
Tenue des dossiers
Préparation des réunions
Rédaction de notes de services ou comptes rendus…
Prise en charge logistique déplacements DSI et équipes
Interface avec les différentes Directions
Logistique du Service.
• BUDGET-FINANCE
Préparation et Suivi Budgétaire en collaboration avec le DSI et les responsables de domaine
Engagements budgétaires (bons de commande matériel, abonnements…)
Suivi des réceptions et des états d'avancement des projets
Liquidation des factures dans Outil de Gestion Financière (Magh2, MGEF ou AGFA)
Suivi des immobilisations
Clôture d'exercice
Relation avec la DAF pour demandes particulières (demandes de régularisation d'écritures, de précisions budgétaires, demandes des CAC (justificatifs), demandes de transfert budgétaire…)
• RELATION FOURNISSEUR
Relation avec les fournisseurs : demande de devis (notamment pour la partie investissement) négociation tarifaire,
Traitement des litiges de facturation avec les fournisseurs (mails, appels téléphoniques, courriers recommandés)
Suivi des contrats de maintenance, renouvellements des contrats, résiliation des contrats… demande d'ouverture de compte fournisseur auprès de la DAF
Suivi des marchés, relation avec la cellule des Marchés (DAFL) pour mise en place des avenants…
Litiges divers
• Qualités requises :
Bonne maîtrise des outils informatiques
Organisation
Capacités Relationnelles
Maîtrise des situations d'urgence
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