ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Contenu de l'offre ASSISTANT(E) DE DIRECTION chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

La Communauté des Etablissements du Sud de l'Eure (27) recherche un(e) Assistant(e) de Direction.

Fonctions principales :
• Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
• Suivre et gérer les processus administratifs.

Présentation du poste et des conditions de travail :
• 5 jours de travail par semaine
• Durée quotidienne du travail : 7h30 ou forfait cadre selon profil
• Temps de repas non compris dans le temps de travail soit : 30 mn
• Repos hebdomadaire (week-end)
• Congés annuels : 25 jours + 2 congé hors saison et 1 congé fractionnement si conditions remplies
• Les congés annuels devront être prévus à l'avance pour organiser les remplacements
• RTT : 14 jours ou 19 jours selon profil
• Jours fériés (nombre modulable en fonction de l'année : agent à repos fixe)
• Le poste est centralisé à Verneuil

Positionnement sur l'organigramme :
• Liaisons hiérarchiques : Directeur Général
• Liaisons fonctionnelles principales :
o Directeur des Soins, Qualité et Gestion des Risques
o Directeur des Finances
o Directeur des Ressources Humaines
o Directeur des Services Economiques, Logistiques, Techniques et Système d'Information
o Médecins
o Cadres de Santé
o Ingénieur Qualité

Activités
• Missions principales :
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Gestion administrative relative au domaine d'activité
- Recueil, saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers
- Contrôle des données / documents

• Missions secondaires :
- Coordination de la rédaction des dossiers d'autorisations d'activité ou de renouvellement d'autorisation et la rédaction des réponses aux appels à projets
- Rédaction du rapport d'activité annuel de la communauté d'établissements
- Suivi et rédaction des conventions de partenariat
- Suivi des délégations de signatures
- Suivi des accès ASIP (cartes CPE et CDE), Plage, Via trajectoire, CertDc, SI-VIC, E-SIN…
- Actualisation de la présentation des établissements sur le site de la FHF
- Elaboration du tableau de gardes administratives et saisie des rapports de garde
- Organisation des instances réglementaires (Directoire, CME, Conseil de Surveillance, Conseil d'Administration, Conseil de la Vie Sociale, Commission des usagers)
- Rédaction de la lettre d'information bimestrielle
- Animation du site web et de la page Facebook de la communauté par la collecte, la rédaction et la mise en ligne de contenus
- Création et actualisation des supports de communication et pédagogiques adaptés aux publics (plaquettes et flyers)
- Chargée des relations avec les usagers
• Développer et mettre en œuvre la politique relative aux droits des usagers et des associations de patients, en coordination avec les différents acteurs
• Traitement des plaintes et réclamations en lien avec le bureau qualité
• Traitement des demandes d'accès aux données médicales en lien avec les secrétariats médicaux
• Organisation de la commission des usagers en lien avec le président de la commission
• Planification des permanences des associations à la maison des usagers
• Secrétariat des entretiens de médiation
- Participation à la gestion de crise : rédaction du plan blanc, du plan bleu, du plan de continuité d'activité
- Remplissage du tableau de bord de la performance médico-sociale
- Veille règlementaire dans son domaine d'activité
- Autres missions ponctuelles en fonction de l'actualité des établissements

Connaissances requises :
• Accueil téléphonique
• Communication / relations interpersonnelles
• Communication écrite
• Gestion administrative / Secrétariat / Bureautique
• Droit hospitalier / Droit de la santé
• Droit des usagers du système de santé
• Organisation et fonctionnement des structures sociales et médico-sociales
• Réseaux sanitaires, sociaux et médico-sociaux
• Qualité
• Environnement web, réseaux sociaux
• Gestion de crise
• Conduite de projet

Savoir-faire :
• Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques Word-Excel-Outlook-Publisher
• Organiser son travail en fonction des échéances et des priorités
• Disposer de capacités rédactionnelles
• Travailler en collaboration avec l'équipe de direction
• Rendre compte de son activité

Savoir-être
• Discrétion
• Rigueur
• Autonomie
• Organisation
• Adaptabilité
• Qualités relationnelles

Contraintes physiques et psychiques :
• Travail sur écran
• Interruption de tâches fréquentes
• Nécessité de gérer plusieurs activités en même temps
• Tâches complexes ou à exécuter dans un délai très court

Nature et niveau de formation pour exercer le métier :
• BTS / Licence / Licence Professionnelle / Master 1 / Master 2
• Expérience souhaitée dans le secteur médico-social et/ou hospitalier
• Expérience appréciée en qualité, gestion des risques

Correspondance statutaire :
• Adjoint des cadres hospitalier ou Attaché d'administration selon le profil

(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)