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Réf :2019015 Secrétaire de direction, référente du secteur Sécurité, Maintenance et Travaux

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Fédération Hospitalière de France

Saint-Germain-en-Laye, Yvelines 07/10/2019
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Description du poste

Descriptif

1. Intitulé du poste

Secrétaire de direction, référente du secteur Sécurité, Maintenance et Travaux

2. Positionnement du poste

-Rattaché au secrétariat de la Direction Générale, coordonnée par la Responsable du Secrétariat

-Autres relations :
Directeur de la Direction Sécurité, Maintenance et Travaux
Directrice du Pôle Performance, Finances, Immobilier et Numérique
Secrétaire Général

3.Présentation du secteur d'activité

-Direction Sécurité, Maintenance et Travaux (DSMT)
-Direction Générale

4.Présentation du poste

La Secrétaire de direction référente du secteur Sécurité, Maintenance et Travaux (DSMT) assure le secrétariat et la gestion logistique de la Directrice Générale, du Secrétaire Général ainsi que du Directeur de la Direction Sécurité, Maintenance et Travaux.

5.Missions générales

•Assurer le Secrétariat de la Direction Générale et de la Direction Sécurité, Maintenance et Travaux :
-Suivi de la boite mail de la Direction Générale
-Gestion des Agendas
-Organisation de Commissions, COPIL, réunions internes et réunions avec les prestataires extérieurs
-Elaboration de tableau de reporting
-Préparation des dossiers, archivage
-Classement spécifique opérations de travaux (sur le réseau informatique et document papier)
-Réservation des salles
-Mise en forme de PowerPoint
-Frappe de courriers, de notes et de comptes rendus - mise en forme, diffusion et archivage
-Accueil physique et téléphonique
-Enregistrement courrier arrivée / départ
-Suivi du dossier « Permanent »
-Assurer le lien entre les utilisateurs et les Cadres Techniques (DIT, relances, etc.)
-Assurer le lien entre la Direction Sécurité Maintenance Travaux et les prestataires extérieurs dans le cadre de la réalisation de travaux (maîtres d'œuvre, économistes, bureaux de contrôle, vérificateur, entreprises de maintenance ou de travaux, etc.)
-Organiser et préparer l'équipement des nouveaux arrivants
•Gestion logistique :
-Déclarer et suivre les besoins informatique (GLPI)
-Commander les fournitures de bureau
-Commander les prestations café
-Commander la documentation

6.Missions spécifiques

•Ressources Humaines :
-Gestion des congés et des formations du Directeur de la Direction Sécurité, Maintenance et Travaux, et des Cadres Techniques Supérieurs (Agiltime)
-Planification, organisation d'entretien et suivi des recrutements

•Marchés :
-Scanner, classer sur le réseau et transmettre à la Cellule des Marchés l'ensemble des pièces nécessaires au déroulement des opérations de travaux (fiche de demande de marché, déclaration de sous-traitance, ordre de service, etc.)

•Assurances :
-Déclaration des sinistres liés à la Direction Sécurité, Maintenance et Travaux

7.Relations professionnelles

•Internes :
-Directeurs,
-Présidente de CME,
-Responsables administratifs et logistiques,
-Cadres techniques supérieurs et les Cadres techniques de la Direction Sécurité, Maintenance et Travaux,
-Cadres de santé,
-Structure interne de gestion des risques, d'hygiène et de la qualité,
-Pôles et structures internes (Chefs de pôle, Cadres de pôle, Chefs de service, Cadre de santé, secrétaires référentes, etc.)

•Externes :
-Les Institutionnels et autres organismes (Mairie, ARS, …),
-Les prestataires (maîtres d'œuvre, économistes, bureaux de contrôle, vérificateur, entreprises de maintenance ou de travaux, etc.)

8.Qualités requises et compétences souhaitées

•Diplômes requis :
-BTS « Assistante de Direction »
-Expérience Hospitalière

•Compétences :
-Maitriser les outils informatiques (Suite Office, Messageries, Publisher, Project,…)
-Comprendre et prendre en compte les attentes des interlocuteurs

•Qualités :
-Faire preuve de rigueur et d'organisation
-Autonomie et esprit d'équipe

9.Horaires

-Permanence physique et téléphonique de 9h00 à 16h30 du lundi au vendredi, dont 30 minutes de pause déjeuner
-Assurer le remplacement physique des secrétaires de direction (8h30 - 16h00 ou 10h30 - 18h00)
-Congés à définir en lien avec la Responsable du Secrétariat de Direction et le Directeur de la Direction Sécurité, Maintenance et Travaux

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Localisation

Zoom sur le métier de : Assistant de direction

L’Assistant de direction est en relation direct avec le directeur et les responsables de service. Son rôle est de seconder le dirigeant pour faciliter la gestion de l'activité de l'entreprise en optimisant la répartition des tâches.

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