Secrétaire à la direction de la performance

Contenu de l'offre Secrétaire à la direction de la performance chez Fédération Hospitalière de France

Description du poste

Information générale
Définition :
Le poste est principalement partagé entre le service des relations avec les usagers et le service des finances. Un appui à la cellule qualité de l'établissement, à hauteur d'une quotité de travail de 10%, est également demandé.

Horaires :
9h - 17h

Liaison hiérarchique : attaché d'administration hospitalière en charge des relations avec les usagers
Liaisons fonctionnelles : Directeur adjoint en charge de la performance, usagers, familles, représentants des usagers, forces de l'ordre, équipe qualité, équipe finance-contrôle de gestion, personnel des archives, services de soins, autres secrétariats de direction,

Activités
- Réception et orientation des appels téléphoniques ;
- Accueil physique des patients ;
- Classement et Archivage ;
- Saisie de données (fiches d'incidents, ligne budgétaire, questionnaires de satisfaction…)
- Gestion de rendez vous et d'agendas
- Gestion administrative de dossiers, de tableaux de bords
- Participation éventuelle à des réunions

Savoir-Faire
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine ;
- Classer des données, des informations, des documents de diverses natures ;
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier ;
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et / ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ;
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Sujétions du poste
Position assise pouvant être prolongée (mais possibilité de se lever). Travail sur écran.
Quelques manutentions de charges (archives). Contact fréquent avec le public.

Connaissances requises
Accueil téléphonique: Connaissances générales
Bureautique: Connaissances opérationnelles
Classement et archivistique: Connaissances générales
Communication / relations interpersonnelles: Connaissances générales
Droit hospitalier: Connaissances générales
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement: Connaissances opérationnelles
Secrétariat: Connaissances opérationnelles
Connaissances générales en gestion de base de données (tris, filtres, TCD, etc.): Connaissances générales
Rudiments de comptabilité générale: Connaissances générales

Qualités professionnelles
Sens de l'accueil et du service - Capacité d'adaptation et d'anticipation - Discrétion professionnelle et réserve - Qualités relationnelles, diplomatie, tact - Savoir prendre des initiatives - Savoir rendre compte - Sens de la hiérarchie et du service public - Disponibilité - Ponctualité

Informations complémentaires
Nature et niveau de formation pour exercer le métier :
Diplôme sanctionnant une formation au minimum de niveau 5 (DEUG, BTS, DUT, DEUST) en gestion administrative
Maitrise des logiciels bureautiques et notions de comptabilité appréciées